Accounts Payable Coordinator

Titre : Accounts Payable Coordinator Département: Finance

Classification: CDI temps plein Rapporte à: Head of Accounting Europe

Votre profil:

• Bachelier en comptabilité
• Minimum un an d’expérience pertinente en administration comptable
• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Vous êtes capable de gérer l’utilisation d’un système ERP pour la saisie de données et l’édition de rapports.
• Vous avez d’excellentes compétences en calcul, en communication et en IT, avec un grand souci du détail et une bonne capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Vous êtes capable d’initier, prioriser et résoudre de manière autonome les problèmes liés à vos tâches afin d’atteindre les objectifs et respecter les délais
• Vous communiquez efficacement, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec vos collègues et votre manager.
• Forte éthique professionnelle et envie de contribuer positivement à la mission, à la vision, aux valeurs de l’entreprise ainsi qu’aux politiques environnementales et de qualité.
• Vous avez une attitude positive et la capacité à soutenir vos collègues dans l’atteinte de leurs objectifs
• Bonne maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Résumé du poste

• Contrôler les dépenses en réceptionnant, traitant, vérifiant et rapprochant les factures fournisseurs.
• Assurer le contrôle des comptes du grand livre liés à la comptabilité fournisseurs (AP G/L).
• Apporter un soutien à l’équipe Finance.

Responsabilités

• Gérer quotidiennement la boîte mail dédiée à la comptabilité fournisseurs.
• Gérer le processus des factures fournisseurs : traiter les factures reçues par e-mail, s’assurer qu’elles sont correctement identifiées et que toutes les informations requises sont présentes et exactes, obtenir les approbations nécessaires conformément à la matrice d’autorisation, puis enregistrer les factures dans l’ERP. Vérifier que les données fournisseurs (TVA, compte bancaire, etc.) correspondent aux données existantes dans l’ERP. Veiller à l’utilisation correcte des comptes généraux et à la bonne application des règles de TVA.
• Vérifier que les factures intersociétés correspondent aux bons de commande et aux réceptions, et résoudre les écarts avec les équipes locales et américaines.
• Pour les factures liées à des bons de commande, résoudre les éventuelles divergences entre le bon de commande, la réception et la facture. Effectuer le rapprochement des bons de commande avec les factures et encoder celles-ci dans l’ERP.
• Gérer le processus des notes de frais : vérifier qu’elles sont correctement approuvées, exactes et accompagnées des justificatifs nécessaires. Encoder les notes de frais dans l’ERP.
• Veiller au paiement des factures fournisseurs dans les délais impartis.
• Réconcilier les relevés fournisseurs, que la demande provienne de Yakima, du fournisseur ou des auditeurs.
• Réconcilier les comptes fournisseurs : s’assurer que la balance auxiliaire fournisseurs est correcte et apurée, que les comptes fournisseurs sont exacts et que tout solde débiteur ou ancien élément est dûment justifié. Assurer la réconciliation entre les comptes généraux fournisseurs et les comptes auxiliaires. Veiller à ce que les comptes « factures à recevoir » ou « notes de crédit à recevoir », liés aux commandes, réceptions ou retours, soient correctement justifiés.
• Encoder quotidiennement les extraits bancaires dans l’ERP. Effectuer le rapprochement quotidien entre les relevés bancaires et les soldes des comptes du grand livre.
• Assurer le remplacement du AR Coordinator pour la facturation des clients en cas de besoin.
• Soutenir l’équipe Finance (Head of Accounting, Finance Director, etc.) dans d’autres tâches ou demandes dans les limites de ses compétences.

Nous offrons:

Chèques repas, Télétravail 2 jours/semaine et frais de télétravail, DKV Ambulatoire, éco-chèques, RTT,... et un salaire à la hauteur de votre expérience.