Adjoint(e) administratif(ve) en DT - Direction territoriale Calvados Manche Orne

En tant qu’adjoint(e) administratif/ve en direction territoriale (DT) vous exercez vos missions dans différents domaines.

Dans le cadre des fonctions d’accueil et de secrétariat de direction

· Assurer l’accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les différents interlocuteurs.

· Tenir les agendas et assurer la prise en charge des aspects logistiques de l’équipe de direction.

· Enregistrer et dispatcher le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi (courriers arrivée et départ).

· Diffuser, afficher et archiver l’information reçue en DT, traiter la boîte mail institutionnelle.

· Assurer le secrétariat DT et DTA (préparation des dossiers et courriers institutionnels).

· Prise de notes et rédactions de comptes rendus

· Tenir les agendas et plannings (salles de réunion, véhicules, réunion diverses)

Dans le cadre des missions d’appui au pilotage de la DT

· Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord de la DT.

· Mettre à jour les documents de suivi périodique et les bilans d’activité.

· Participer à la vérification et à l’agrégation des données reçues des établissements et services.

Dans le cadre du suivi budgétaire et financier des moyens de la DT

· Contribuer au suivi des besoins en personnels au regard de l’activité des services.

· Aider à la préparation des documents nécessaires pour la tenue des dialogues de gestion avec les établissements et les services.

·Saisir les expressions de besoin (achats) pour la DT par l’intermédiaire de « CHORUS formulaire ».

- Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement.

Dans le cadre du suivi des actes de gestion RH pris au niveau interrégional

· Mettre à jour les documents de suivi périodique.

· Aider à la préparation et au suivi des élections professionnelles et des comités techniques territoriaux.

·Participer à la constitution du dossier de recrutement des agents contractuels et des travailleurs handicapés.

Connaissances
Techniques de secrétariat
Outils bureautiques
Applications métiers (Parcours, Chorus, NARPJJ)

Savoir-faire

Accueillir
Mettre en forme un document
Maîtriser les délais
Fiabiliser
Archiver

Savoir-être
Sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion
Être réactif et rigoureux
Sens de l’organisation