adjointe au chef de la mission de soutien administratif
Description
Vos missions en quelques mots
Rattachée au chef de service du haut fonctionnaire de défense et de sécurité (SHFDS), la mission de
soutien administratif est chargée des affaires générales :
- La gestion de proximité des ressources humaines ;
- La gestion budgétaire et comptable ;
- L'appui logistique et le courrier ;
- La fonction d'assistant de prévention.
En lien avec la cheffe de la mission de soutien administratif, qu'il/elle assiste et supplée, le ou la titulaire
du poste est étroitement associé(e) à l'ensemble des missions de la structure.
Il/elle est, en particulier, chargé(e) des missions suivantes :
- Participer au pilotage budgétaire et comptable du SHFDS en relation avec les chefs de département et la direction du service :
> Superviser le bon déroulement de la programmation et de l'exécution financière, veiller au respect des règles de la commande publique ;
> Assurer l'interface avec la direction des affaires financières et conseiller les équipes du SHFDS sur les questions budgétaires et comptables ;
> Gérer les dépenses de proximité du SHFDS (frais de représentation, fonctionnement, ...) ;
- Participer à la gestion de proximité des ressources humaines du service ;
- Veiller au suivi des indemnisations d'astreintes, indemnités de sujétions horaires, récupérations pour les agents mobilisés en gestion de crise ou suivi d'évènements particuliers ;
- Contribuer à l'amélioration continue du dispositif de contrôle interne : veiller à la création, à la mise à jour et au déploiement effectif des outils et procédures utiles à la maîtrise des activités de la mission.
L'adjoint(e) de la mission de soutien administratif travaille sous l'autorité de la cheffe de la mission au sein d'une équipe composée d'une gestionnaire budgétaire, d'une assistante chargée de voyages et d'une assistante courrier-logistique.
Profil recherché
Compétences techniques
Formation et expérience de la gestion budgétaire et comptable ;
Solides connaissances de la commande publique ;
Appétence en gestion des ressources humaines ;
Maîtrise de CHORUS (Formulaire, Restitution, DT, ...) et de RenoiRH ;
Maîtrise des outils bureautiques.
Compétences transversales
Autonomie, sens de l'organisation et rigueur ;
Capacité à rendre compte et à conseiller ;
Aptitude rédactionnelle ;
Aptitude au travail en équipe et en réseau ;
Force de proposition pour une amélioration continue.
Compétences relationnelles
Sens de l'écoute et du dialogue ;
Discrétion, tact et diplomatie ;
Dynamisme et goût pour la pédagogie.