Admin Manager

Ми — early-stage AI-компанія. Шукаємо бізнес-асистента/адмін-менеджера, який створюватиме структуру, зменшуватиме хаос і допомагатиме команді рухатися швидше. Це вхід у сферу IT та AI й трамплін до ролі Project / Operations Manager.

Формат: full-time, віддалено.
Випробувальний — 3 місяці, повністю оплачуваний.

Що робити:

• Календар і час: зустрічі, дзвінки, deep work блоки, тижневі ритми, координація між часовими поясами
• Адмін-підтримка бек-офісу: внутрішня документація, реєстри, доступи, робочі простори, регулярні звіти
• Координація проєктів (trainee-рівень): трекінг задач і дедлайнів у таск-трекерах, нотатки з дзвінків, перетворення домовленостей на задачі та контроль виконання
• Фінансова підтримка: базовий облік, таблиці, рахунки, прості зведення
• Документообіг: договори, NDA, шаблони
• Бізнес-комунікація: листи, follow-up, самарі, короткі презентації (UA/EN)
• Систематизація: чеклісти, прості SOP, покращення інструментів (CRM, таск-трекери, бази знань), ідеї для автоматизацій

Що очікуємо:

• Від 1 року в ролі асистента, бізнес/персонального асистента, офіс- або адмін-менеджера
• Досвід в IT, стартапах, агенціях або продуктових компаніях — суттєвий плюс (координація проєктів, івентів, волонтерських чи студентських організацій теж зараховуємо)
• Дисципліна й надійність: домовленість = зобов'язання, швидка реакція в робочих каналах, жодних «зниклих» задач
• Ownership і проактивність: взяв — довів до кінця, ставиш питання, пропонуєш покращення
• Сильне організаційне мислення, увага до деталей, відмінна письмова та усна комунікація
• Комфортна робота в динамічному середовищі early-stage компанії
• Google Workspace на впевненому рівні; Notion / ClickUp / CRM — досвід або готовність швидко освоїти; Slack — плюс
• Інтерес до AI-інструментів та автоматизацій — суттєва перевага
• Англійська Intermediate+ (письмова та усна), українська вільна, російська — плюс

Що пропонуємо:

• Прямий доступ і менторство від досвідченого CEO та підприємця
• Реальну залученість у міжнародний AI-бізнес із самого початку
• Зрозумілий шлях росту до Project / Operations / Delivery Manager
• Високий рівень автономії та довіри, повагу до вашого часу й меж
• Сучасне цифрове середовище та щоденну роботу з AI-інструментами

Успіх після 3 місяців: комунікація зі стейкхолдерами швидка й структурована, задачі здаються вчасно, трекінг проєктів тримається без нагадувань, запропоновано кілька покращень чи автоматизацій.