Administrador(a) de Despacho Legal

*Objetivo del puesto:

Buscamos un(a) profesional responsable de la administración integral del despacho, con enfoque en facturación, cobranza, control administrativo y coordinación de la operación de oficina.

La posición tendrá interacción directa con los socios del despacho, clientes y proveedores, por lo que buscamos una persona muy organizada, meticulosa, discreta, proactiva y con capacidad para resolver problemas y proponer mejoras.

*Principales responsabilidades:

Facturación y cobranza

• Elaborar y emitir facturas (CFDI) y complementos de pago de acuerdo con la normativa fiscal vigente.
• Dar seguimiento al proceso de facturación y cobranza de clientes.
• Utilizar sistemas de gestión de horas y facturación para extraer, revisar y controlar reportes de horas facturables.
• Realizar conciliaciones bancarias básicas y validar cobranza efectiva y saldos bancarios mediante Excel.
• Elaborar reportes periódicos de facturación y cobranza para los socios.
• Mantener actualizado y organizado el control de documentación administrativa y corporativa.
• Gestionar de manera ordenada la correspondencia y comunicación por correo electrónico con clientes.

Administración y operación de oficina

• Coordinar la compra de insumos, papelería y artículos necesarios para la operación.
• Administrar y controlar la caja chica.
• Coordinar la relación con proveedores y con la administración del edificio.
• Controlar y facturar gastos operativos de la oficina.
• Supervisar el funcionamiento general de las oficinas y coordinar las actividades del personal de limpieza.
• Apoyar en la organización de las evaluaciones semestrales de desempeño del personal: calendarización, distribución y recopilación de formatos, en coordinación con los socios.

Soporte administrativo a socios

• Dar seguimiento administrativo a gastos y comprobantes personales de los socios.
• Gestionar facturación y control de gastos personales.
• Dar seguimiento a vencimientos y trámites recurrentes, como verificaciones vehiculares, tarjetas de circulación, pólizas de seguro, entre otros.
• Apoyar en la coordinación y aprovechamiento de herramientas de productividad y tecnología utilizadas por los socios, incluyendo Microsoft 365, Teams y asistentes de inteligencia artificial.
• Atender otras necesidades administrativas de los socios, manteniendo siempre un alto nivel de organización y confidencialidad.

*Requisitos:

Formación y experiencia:

• Licenciatura o carrera técnica en Administración, Contabilidad o áreas afines.
• Experiencia en funciones administrativas y contables.
• Experiencia en facturación y manejo de CFDI y complementos de pago.
• Experiencia previa en despachos de abogados o firmas de servicios profesionales deseable.
• Familiaridad con sistemas de gestión de horas, facturación y cobranza utilizados en despachos legales, o facilidad para aprender nuevas plataformas.

Conocimientos y habilidades técnicas:

• Excel intermedio/avanzado: tablas, fórmulas, controles y elaboración de reportes.
• Capacidad para preparar y presentar información numérica y reportes para socios.
• Manejo de Microsoft 365, particularmente Outlook y Teams.
• Manejo o familiaridad con herramientas de inteligencia artificial aplicadas a productividad y gestión administrativa.

Buscamos una persona:

• Muy organizada y meticulosa, con atención al detalle.
• Proactiva y resolutiva, capaz de identificar necesidades y proponer soluciones.
• Con excelente seguimiento y sentido de responsabilidad.
• Con facilidad para relacionarse con clientes, proveedores y colaboradores.
• Con discreción y alto sentido de confidencialidad para manejar información sensible del despacho y de los socios.
• Con capacidad de aprendizaje rápido y apertura para incorporar nuevas herramientas tecnológicas.
• Con excelente manejo de prioridades y capacidad para atender diferentes tipos de actividades administrativas.

*Zona de trabajo: Lomas de Chapultepec, CDMX

*Modalidad: Presencial

*Horario: Lunes a viernes, 9:00 a.m. a 6:00 p.m.

*Lo que ofrecemos:

• Sueldo bruto mensual de $30,000 a $40,000, de acuerdo con experiencia.
• Prestaciones de ley.
• Bono de productividad equivalente a 1 mes de sueldo.

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