Administrative Assistant

Buscamos um profissional organizado, proativo, comunicativo e atento aos detalhes para atuar no suporte administrativo e operacional da clínica, contribuindo para a organização dos processos internos, a gestão da jornada dos pacientes e a excelência no atendimento.

Essa pessoa será responsável por apoiar as rotinas administrativas, organizar informações e documentos, acompanhar a agenda de procedimentos e oferecer suporte ao paciente em diferentes etapas do atendimento, desde o primeiro contato até o pós-venda imediato.

Principais responsabilidades

Controle administrativo: criação, atualização e acompanhamento de planilhas no Google Sheets, garantindo a organização e a confiabilidade das informações.

Gestão de documentos: organização de pastas, arquivos e prontuários, mantendo os registros atualizados, acessíveis e seguros.

Controle de estoque: acompanhamento de entradas e saídas de materiais, monitoramento de quantidades e apoio à reposição de insumos.

Relacionamento com pacientes: suporte durante a jornada inicial do paciente, incluindo envio e acompanhamento de contratos, orientações pré e pós procedimento e esclarecimento de dúvidas administrativas.

Plataforma médica interna: preenchimento, atualização e organização de dados, cadastros e registros na plataforma utilizada pela clínica.

Gestão de agenda de transplante: organização e acompanhamento da agenda de procedimentos, confirmações, reagendamentos e alinhamento com a equipe responsável.

Suporte comercial: apoio ao time comercial no acompanhamento de pacientes, organização de informações e andamento dos processos de atendimento.

Apoio operacional: identificação de pendências, cumprimento de prazos e colaboração com a equipe para garantir o bom funcionamento da operação.

Perfil comportamental desejado

Procuramos uma pessoa que tenha senso de organização, iniciativa e comprometimento com a qualidade dos processos. É importante gostar de lidar com pessoas, ter empatia no atendimento, agir com cordialidade e manter uma postura profissional diante de situações que exijam agilidade, atenção e resolução de problemas.

Valorizamos profissionais que antecipem necessidades, identifiquem falhas nos processos e proponham melhorias, mantendo o equilíbrio entre eficiência operacional e cuidado com a experiência do paciente.

Diferenciais

Formação técnica ou superior em Administração, Gestão Comercial, Secretariado ou áreas correlatas.

Experiência prévia em clínicas, consultórios ou empresas da área da saúde.

Vivência com prontuários e plataformas médicas.

Experiência com CRM, atendimento ao cliente e pós-venda.

Conhecimento de controles administrativos e gestão de estoque.

Familiaridade com organização de agendas.

Objetivo da função

Garantir a organização e a fluidez das rotinas administrativas e operacionais, oferecendo suporte eficiente à equipe .Requisitos e qualificações

Ensino médio completo com experiência comprovada ; desejável formação técnica ou curso em Administração, secretariado ou áreas correlatas

Conhecimento de Google Sheets e ferramentas do Google Workspace.

Facilidade com sistemas, plataformas digitais e CRM.

Boa comunicação verbal e escrita.

Organização, atenção aos detalhes e capacidade de priorizar tarefas.

Perfil proativo, responsável e resolutivo.

Facilidade para lidar com diferentes demandas e trabalhar em equipe.

Discrição e responsabilidade no tratamento de informações confidenciais, especialmente dados pessoais e prontuários de pacientes.

Conhecimento e desenvoltura em funções administrarivas.

Tipo de contrato

CLT (Efetivo)

Horário de trabalho

De segunda a sexta-feira, das 9h às 18h

Benefícios

• Tíquete alimentação
• Estacionamento
• Vale-transporte