Administrative & Operations Coordinator - People with Disabilities
Job Overview
We are looking for a proactive and dependable Administrative & Operations Coordinator to support daily operations at our Ecuador office. This role combines administrative oversight with hands-on responsibility for IT systems, facility readiness, and workforce monitoring, ensuring everything runs efficiently and without disruption.
Key Responsibilities
1. Facility & Power Management
Perform monthly maintenance of the office power generator, including oil changes and routine checks
Ensure generator readiness and reliability during outages
Review and maintain the power outage backup plan
2. IT & Workplace Setup
Verify proper use and setup of dual-screen (2nd monitor) workstations for all employees
Conduct and document regular internet speed tests
Report and escalate any technical or connectivity issues
3. Time & Productivity Oversight
Manage and monitor TimeClockWizard for attendance and activity tracking
Review employee screenshots and time logs to ensure compliance
Flag inconsistencies and report findings to management
4. Administrative & CRM Updates
Maintain employee records such as birthdays and work anniversaries in Zoho CRM
Support internal tracking, reporting, and operational organization
Work Setup
Requires routine physical checks and coordination across teams
This role is critical to maintaining operational stability, employee accountability, and office efficiency.
1:48 PM
Descripción General del Puesto
Buscamos un Coordinador de Administración y Operaciones proactivo y confiable para apoyar las operaciones diarias en nuestra oficina en Ecuador. Este rol combina supervisión administrativa con responsabilidad directa en sistemas de TI, preparación de instalaciones y monitoreo de la fuerza laboral, asegurando que todo funcione de manera eficiente y sin interrupciones.
Responsabilidades Clave
1. Gestión de Instalaciones y Energía
- Realizar mantenimiento mensual del generador de energía de la oficina, incluyendo cambios de aceite y revisiones rutinarias
- Asegurar la disponibilidad y confiabilidad del generador durante apagones
- Revisar y mantener actualizado el plan de respaldo ante cortes de energía
2. TI y Configuración del Lugar de Trabajo
- Verificar el uso correcto y la configuración de estaciones de trabajo de doble pantalla (monitor secundario) para todos los empleados
- Realizar y documentar pruebas regulares de velocidad de internet
- Reportar y escalar cualquier problema técnico o de conectividad
3. Supervisión de Tiempo y Productividad
- Gestionar y monitorear TimeClockWizard para seguimiento de asistencia y actividad
- Revisar capturas de pantalla de empleados y registros de tiempo para asegurar cumplimiento
- Señalar inconsistencias e informar hallazgos a la gerencia
4. Actualizaciones Administrativas y CRM
- Mantener registros de empleados como cumpleaños y aniversarios laborales en Zoho CRM
- Apoyar el seguimiento interno, reportes y organización operativa
Configuración del Trabajo
- Requiere inspecciones físicas rutinarias y coordinación entre equipos
Lo que Este Rol Supervisa
Este rol es crítico para mantener la estabilidad operativa, la responsabilidad de los empleados y la eficiencia de la oficina.
Requirements
Qualifications
Experience in administrative, operations, or IT support roles
Basic understanding of computer systems, internet performance, and troubleshooting
Familiarity with time-tracking or monitoring tools is a plus
Strong attention to detail and accountability
Ability to work independently and follow structured processes
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1:49 PM
Calificaciones
- Experiencia en roles administrativos, de operaciones o soporte de TI
- Comprensión básica de sistemas informáticos, desempeño de internet y solución de problemas
- Familiaridad con herramientas de seguimiento de tiempo o monitoreo es una ventaja
- Gran atención al detalle y responsabilidad
- Capacidad de trabajar de forma independiente y seguir procesos estructurados