Asistencia Administrativa Vicepresidencia Tesorería y Desarrollo Corporativo
Description
Contribuir a la eficiente gestión del Área, ofreciendo soporte en las labores de carácter administrativo, manejo presupuestal, adquisiciones y renta de inmuebles, así como en la redacción de documentos, coordinación de reuniones, manejo de agenda, informes, correspondencias presentaciones.
Cumplir con las disposiciones contempladas en el documento declaración de colaboradores, manual de ética y manual de cumplimiento penal.
- Formación Académica : Grado Universitario. Dominio del idioma inglés.
- Formación Complementaria: Manejo de office. Conocimientos de las políticas y procedimientos internos..
- Experiencia: 1 año mínimo ocupando la posición de Secretaria Ejecutiva o de Asistente.
Contribuir en la eficiencia operacional del Área: Contribuye al eficiente desarrollo de las funciones del área y al logro de sus objetivos, mediante la realización de sus labores secretariales y de soporte administrativo.
Soporte Administrativo:
- Asegurar la obtención a tiempo de las informaciones requeridas por su supervisor, mediante la solicitud y control de las mismas y la organización de los documentos relacionados.
- Ofrecer soporte secretarial a la oficina, mediante la realización de tareas asignadas, tales como: confeccionar cartas que se requieran, reproducir los documentos solicitados, envío de fax, entre otras actividades.
- Contribuir con el funcionamiento de la oficina, mediante el pedido y control del suministro adecuado del material gastable.
- Contribuir a la realización de las funciones de su supervisor, mediante la ejecución de asignaciones confidenciales a su requisición.
- Coordinar efectivamente las reuniones y compromisos de su supervisor, mediante la concertación de citas y control de su agenda.
- Colaborar en la coordinación y solicitud de los entrenamientos de su Área.
Elaboración de Informes y presentaciones:
- Contribuir a mantener informado a su supervisor sobre los asuntos tramitados a su despacho, mediante la recepción de llamadas telefónicas, comunicaciones, entre otras.
- Diseñar presentaciones a la vicepresidencia del área.
- Control de estadísticas del área.
Contribuir a que se ofrezca un servicio oportuno y eficaz a las dependencias de la empresa: Ofrecer soporte operacional en el desarrollo de las actividades del área, mediante la recepción de solicitudes y la canalización de las mismas a través de la dependencia correspondiente.
Soporte Operacional:
- Recibir las facturas de los diferentes suplidores para la preparación de dichos pagos y la canalización con la dependencia correspondiente.
- Recibir solicitudes de confección de documentos y canalizarlas a través de la dependencia correspondiente.
- Brindar asistencia a los clientes internos, mediante la atención oportuna de sus solicitudes, manteniendo un control de las mismas.
- Pensamiento estratégico* 4
- Enfoque en resultados* 4
- Team building* 3.5
- Desarrollo de las personas* 3
- Madurez social* 4
- Orientación al servicio* 4.5
- Planeación 4
- Toma de decisiones 4
- Trabajo en equipo 4
- Persuasión 3.5
- Apertura al cambio 4
- Manejo de conflictos 3.5