Asistente Administrativo

Vacante: Asistencia administrativa

Sobre la empresa:
Empresa dedicada a la fabricación y comercialización de bolsas reutilizables. Desarrollamos soluciones personalizadas para nuestros clientes.


Objetivo del puesto:
Apoyar las actividades administrativas de la empresa mediante la organización de documentos, actualización de registros, atención a clientes y proveedores, seguimiento de pedidos y elaboración de facturas.

Actividades principales:

Administración y control documental:
- Capturar y actualizar información en bases de datos y controles internos.
- Organizar expedientes de clientes, proveedores y pedidos.
- Archivar cotizaciones, órdenes de compra, facturas y comprobantes de pago.
- Elaborar reportes administrativos sencillos y dar seguimiento a pendientes.
- Atender llamadas, correos electrónicos y mensajes relacionados con la operación.

Facturación y seguimiento de pagos:
- Recopilar datos y documentos fiscales para la elaboración de facturas.
- Elaborar facturas en el sistema de la empresa con base en la información autorizada.
- Revisar que los datos, conceptos, cantidades e importes coincidan con la documentación del pedido.
- Enviar facturas en PDF y XML y confirmar su recepción.
- Organizar facturas emitidas y recibidas.
- Actualizar los registros de facturas pagadas y pendientes de cobro.
- Recopilar comprobantes de pago y canalizarlos al área de Administración.
- Apoyar en el envío de recordatorios de pago.
- Canalizar solicitudes de corrección o cancelación de facturas.
- Integrar documentación para el área contable.

Seguimiento de pedidos:
- Registrar pedidos y verificar que cuenten con la información necesaria.
- Comunicar a los clientes las actualizaciones y fechas de entrega confirmadas.
- Apoyar en la coordinación de entregas y archivar comprobantes de recepción.
- Canalizar dudas y solicitudes al área correspondiente.

Atención a proveedores y apoyo interno:
- Solicitar cotizaciones de insumos y servicios.
- Dar seguimiento a compras autorizadas.
- Mantener actualizado el directorio de clientes y proveedores.
- Apoyar en el control de papelería e insumos de oficina.

Alcance de la posición:
Las actividades de facturación se realizan conforme a los procedimientos de la empresa, con apoyo del área administrativa o contable.

Condiciones:
- Zona de trabajo: Iztapalapa, C. P. 09440, Ciudad de México.
- Modalidad: presencial.
- Horario: lunes a viernes, de 8:00 a 18:30 horas.
- Sueldo bruto mensual: competitivo.
- Prestaciones: de ley.
- Área de reporte: Dirección General y Ventas.