Asistente Ejecutiva

Información General

Escolaridad: Licenciatura en administración, negocios, comunicación o área afín; también se considerará formación técnica con experiencia relacionada.

Experiencia: Preferentemente 2 años en asistencia ejecutiva, asistencia administrativa o coordinación de actividades para puestos directivos.

Conocimientos: Manejo de paquetería de oficina, correo electrónico, calendarios digitales, elaboración de documentos y organización de reuniones y viajes.

Objetivo del Puesto

Brindar apoyo ejecutivo y administrativo a la dirección, gestionando agendas, comunicaciones, reuniones y documentación con discreción, organización y atención al detalle.

Funciones

• Diversas actividades administrativas

• Brindar información y apoyo en labores de administración al Director

• Seguimiento a tareas del equipo de trabajo que reporta al directivo

• Elaboración de reportes

• Organización y control de la papelería y documentos importantes.

• Manejo y atención de llamadas

• Trámites administrativos

• Recordatorios de actividades y compromisos, así como la preparación de los insumos para los mismos

• Coordinación y seguimiento con citas, programación de agendas, reuniones, viajes, reportes y llamadas

• Cotizar y realizar compras, reservaciones, etc.

• Apoyo con funciones administrativas (archivo, captura de información, facturación, etc) Emision de facturas, complementos de pago, control y registro de cobranza - Gusto por la organizacion y orden

Conocimientos y Habilidades

• Manejo de herramientas de oficina, como procesadores de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

• Uso de correo electrónico, calendarios digitales y plataformas de videoconferencia.

• Redacción, revisión y presentación de documentos ejecutivos.

• Organización de agendas, reuniones, viajes y documentos.

• Comunicación verbal y escrita clara y profesional.

• Inglés intermedio o avanzado, deseable de acuerdo con las necesidades del puesto.

Competencias

• Organización y atención al detalle.

• Discreción y confidencialidad.

• Comunicación efectiva y trato profesional.

• Iniciativa y capacidad para anticipar necesidades.

• Priorización y manejo de varias actividades simultáneamente.

• Responsabilidad, puntualidad y seguimiento.

• Adaptabilidad y trabajo en equipo.

Requisitos del Candidato

• Licenciatura, carrera técnica o formación afín a las funciones del puesto.

• Experiencia preferente en asistencia ejecutiva o apoyo administrativo a puestos directivos.

• Disponibilidad para atender reuniones o actividades conforme a las necesidades de la agenda.

• Capacidad para manejar información confidencial con profesionalismo.