Asistente Ejecutiva VP

Lugar de trabajo: CDMX

Negocio: Nutrición

Esquema de trabajo: Híbrido – Se requiere disponibilidad de horarios para acudir 3 a 4 veces a la oficina.

Propósito de la posición

Apoyar al desarrollo de las actividades diarias de la Vicepresidencia, mediante el Control de archivos, correspondencia, agenda de citas y revisiones, llamadas telefónicas y otros asuntos relacionados con la operación, con el fin de brindar el soporte necesario para el desempeño del ejecutivo y contribuir en el cumplimiento de los objetivos del área a la que atiende.

¿Qué harás en tu día a día?

• Capturar, actualizar y archivar los documentos generados en la Vicepresidencia, llevando a cabo la integración, custodia y control de los expedientes de trabajo, con el propósito de garantizar la integridad de la información que se maneja en el área.
• Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia y llamadas telefónicas que ingresan a la Vicepresidencia, revisando origen y destino y nivel de importancia, a fin de turnarlas al personal del área que corresponda.
• Tramitar la provisión para viajes y viáticos del personal del área, en coordinación con las áreas involucradas y siguiendo los lineamientos y procedimientos establecidos, con la finalidad de brindar el apoyo administrativo necesario para el desarrollo de las actividades.
• Coordinar y controlar las citas, juntas o eventos de la Vicepresidencia, organizando su agenda, realizando llamadas de confirmación y solicitando cotizaciones de proveedores de servicio cuando el evento así lo requiera, con el fin de permitir que la Dirección se enfoque a las actividades estratégicas de sus funciones y asegurar la asistencia y puntualidad a las reuniones.
• Controlar las existencias y consumo de los recursos de papelería y útiles de escritorio, realizando solicitudes periódicas de acuerdo con las necesidades del área, a fin de evitar el desabasto que pueda afectar el desempeño del personal de la Vicepresidencia.

Lo que te hará exitoso

• Experiencia de 3 a 4 años como asistente a nivel Ejecutivo
• Licenciatura concluida
• Nivel de inglés: Intermedio – avanzado
• Saber trabajar en equipo
• Poder priorizar tareas
• Buena organización
• Ser proactivo