Assistant administratif / Assistante administrative

Merci de vérifier les conditions d'embauche suivantes :

• le diplôme BAC secrétariat minimum est requis et 1ère expérience en cabinet médical ou médico social et secrétariat .
• Contrat à temps partiel : 12h15 hebdomadaire
• CDD de 6 mois
• poste basé à SAVERNE et INGWILLER

Vos principales missions :
Accueil et information

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
• Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
• Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative

• Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
• Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
• Gérer des admissions et sorties des usagers
• Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord

• Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
• Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports

d'activité

Soutien à la direction et aux équipes

• Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
• Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :

• Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
• Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
• Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Profil :
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée).

Compétences clefs

• Être un relai auprès des équipes
• Être discret et respecter la confidentialité
• Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
• Savoir prioriser, maîtriser les délais
• Être autonome