Assistant administratif / Assistante administrative

• Secrétariat de direction

Mission du poste
Assurer, en lien avec la secrétaire de Direction basée à Caen, l'appui administratif et organisationnel de la Direction générale du Crous Normandie et contribuer à la continuité de service du secrétariat de direction.

Domaines d'intervention
Toutes les activités sont exercées en coordination avec le secrétariat de direction de Caen.
• Préparer et assurer le suivi des dossiers relevant de la Direction générale.
• Assurer la gestion de la messagerie du secrétariat de direction et veiller à la diffusion des informations.
• Organiser la réception, la répartition et le suivi du courrier entrant et sortant.
• Assurer le suivi des circuits de validation et de signature des documents.
• Participer à la préparation, à l'organisation et au suivi des réunions de direction.
• Rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et documents administratifs nécessaires.
• Assurer le suivi des congés des cadres et la mise à jour des outils associés.
• Assurer le suivi du calendrier des astreintes administratives.
• Organiser les réunions, déplacements et événements institutionnels.
• Assurer la gestion des commandes et prestations nécessaires au fonctionnement de la Direction générale.
• Assurer le suivi administratif des prestations liées au siège (service intérieur, nettoyage, alarmes, copropriété, courrier, etc.).
• Garantir la continuité de service entre les secrétariats de Rouen et de Caen.
• Assurer la diffusion et le recensement des déclarations relatives aux mouvements sociaux.
• Constituer un point de contact administratif entre la Direction générale, les services, les sites du Crous et les partenaires extérieurs.
• Garantir la confidentialité des informations et dossiers traités.

• Secrétariat administratif

Mission du poste
Apporter un appui administratif et organisationnel à la direction des ressources humaines. Cette mission pourra être élargie aux autres services administratifs en cas de besoin.

Domaines d'intervention
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, convocations, notes, comptes rendus, tableaux de suivi, présentations, etc.).
• Assurer le traitement, le suivi et l'archivage des dossiers administratifs.
• Organiser les réunions, groupes de travail et instances internes.
• Mettre à jour les tableaux de bord, bases de données et outils de suivi.
• Participer à la circulation et à la diffusion de l'information entre les services.
• Apporter un soutien administratif ponctuel dans le cadre de projets, d'opérations spécifiques ou de surcroîts d'activité.
• Participer à la continuité de service en assurant, selon les besoins, des activités de remplacement ou de renfort au sein des services centraux.

Retour des candidatures avant le 23 novembre 2026 avec CV, lettre de motivation et deux derniers entretiens professionnels
Prise de poste dès que possible

Connaissances :
• Organisation et fonctionnement d'un établissement public.
• Environnement institutionnel de l'enseignement supérieur et de la vie étudiante.
• Techniques de secrétariat, d'assistanat et de gestion administrative.
• Procédures administratives et circuits de validation.
• Outils bureautiques et collaboratifs (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
• Techniques d'accueil, de communication et de gestion des interlocuteurs.
• Principes de gestion documentaire et d'archivage.
• Règles d'hygiène, de santé et de sécurité applicables aux locaux administratifs.

Compétences opérationnelles :
• Organiser et prioriser son activité dans le respect des délais.
• Assurer le suivi administratif de dossiers variés.

Compétences comportementales :
• Recueillir, analyser et transmettre les informations pertinentes.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
• Préparer et organiser des réunions, événements et déplacements.
• Réaliser des comptes rendus et assurer leur diffusion.
• Utiliser efficacement les outils bureautiques et numériques.
• Travailler en équipe et en transversalité avec des interlocuteurs multiples.
• Gérer simultanément plusieurs demandes et adapter les priorités aux contraintes de service.

Documents à transmettre