Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

Missions principales

Assurer la gestion administrative nécessaire au bon déroulement des programmes de certification délivrés par l'ESC.
Le/la chargé(e) de programmes certification apportera également un soutien opérationnel lors de la phase de mise en œuvre de ces programmes.

Détails des missions

Coordonner et assurer le bon déroulement des examens de sous-spécialités

Superviser l'ensemble du processus de développement et de mise en œuvre des examens, de la planification jusqu'au reporting post-examen.

Garantir le respect des procédures établies, en veillant à la qualité, la validité et l'équité des examens.

Accompagner les membres des comités de certification tout au long des phases de préparation et de déroulement des examens.

Mettre en place et superviser la plateforme d'examen en ligne à chaque étape.

Répondre aux demandes d'assistance des candidats et des comités avec professionnalisme et réactivité.

Préparer et communiquer les rapports nécessaires aux parties prenantes concernées.

Gérer les programmes de certification (logbook et recertification)

Traiter et suivre les candidatures reçues dans le cadre des programmes de certification ou de recertification.

S'assurer de la conformité des dossiers avec les standards et procédures internes.

Coordonner la communication entre les différents acteurs (candidats, évaluateurs/correcteurs, membres des comités de certification).

Répondre aux demandes d'information et apporter un support administratif sur les activités de certification.

Mettre à jour et suivre les tableaux de bord et outils de reporting.

Identifier et signaler tout point de blocage ou dysfonctionnement le cas échéant.

Contribuer à l'amélioration continue et à l'optimisation des processus

Identifier les points d'amélioration ou d'inefficacité dans les processus de certification existants.

Recueillir les retours des candidats et des parties prenantes pour améliorer les procédures.

Proposer des solutions concrètes et pragmatiques afin de simplifier et fluidifier les activités.

Participer activement aux échanges visant à améliorer les processus et la qualité du service rendu.