Assistant administratif / Assistante administrative h/f (H/F)

Qui sommes-nous ?
Voillard est une PME de 17 salariés basée à La Crèche. Nous intervenons dans la maintenance et le dépannage de tous systèmes de chauffage et climatisation, le ramonage, les contrôles de disconnecteurs, la ventilation et dégraissage de hottes.

Notre activité repose sur deux clientèles bien distinctes :
Les particuliers : entretien et dépannage des systèmes de chauffage et climatisation, gérés par notre secrétariat et responsable technique.
Les professionnels et grands comptes : grands groupes de l'énergie et de la maintenance pour lesquels nous intervenons en sous-traitance, entreprises, collectivités, bailleurs et syndics. Ce pôle est piloté par le responsable des opérations.
Le poste

Vous rejoignez le pôle professionnel et travaillez en binôme direct avec le responsable des opérations.
Votre rôle : gérer la relation administrative, le chiffrage, la planification et la facturation avec nos clients pros et nos donneurs d'ordre.

Le responsable des opérations est exigeant. Il attend de la rigueur, de la fiabilité et du suivi. En contrepartie, vous serez formé(e) et accompagné(e) au quotidien afin de devenir autonome sur le poste, vous aurez rapidement un rôle important dans le développement de l'activité.

Vos missions

• Prise de contact et relation client
• Contacter par téléphone nos clients pros et les sites d'intervention : recueil des besoins, confirmation des rendez-vous, informations d'accès.
• Être l'interlocutrice administrative de nos clients pros et donneurs d'ordre, par téléphone et par mail.
• Faire remonter rapidement les points bloquants au responsable des opérations.

Chiffrage

• Préparer les devis en relation avec le responsable des opérations, à partir des éléments techniques transmis.
• Suivre les devis en attente, les bons de commande et les ordres de travaux.
• Planification des interventions

• Organiser les interventions de nos techniciens en fonction de leurs spécialités en optimisant les déplacements géographiques.
• Caler les rendez-vous en tenant compte des contraintes d'accès, des délais imposés et disponibilités des équipes.
• Gérer les imprévus et les replanifications.
• Facturation et suivi des paiements

• Vérifier les rapports d'intervention et les transmettre aux clients, y compris via leurs portails extranet.
• Établir les factures une fois les interventions clôturées.
• Suivre les règlements et relancer les impayés.

Votre profil

• Vous avez une expérience en planification d'équipes terrain et/ou en gestion administrative B2B : services techniques, bâtiment, maintenance, contrôle technique, intérim, transport.
• Vous êtes à l'aise au téléphone, y compris pour relancer un client.
• Vous savez suivre beaucoup de dossiers en parallèle sans en perdre un.
• Vous écrivez correctement : De nombreux échanges de mails sont à prévoir
• Vous apprenez vite un nouveau logiciel (nous utilisons Praxedo pour la planification et Codial pour la gestion commerciale).
• Une connaissance du secteur chauffage ou maintenance est un plus, pas une obligation.

Veuillez joindre votre lettre de motivation à votre candidature