Assistant administratif et mission accompagnement des élèves (H/F)

FICHE DE POSTE : Assistant(e) administratif(ve) et de vie institutionnelle
Rattachement hiérarchique : Directeur et responsable inclusion scolaire
Finalité de l'emploi :
Contribuer au bon fonctionnement de la MFR en assurant des missions administratives, réglementaires, documentaires et éducatives.
Assurer l'interface avec différents partenaires externes, participer au suivi de l'apprentissage, à la gestion du gîte de groupe ainsi qu'à l'accompagnement des jeunes dans le cadre de la vie résidentielle.
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MISSIONS ET ACTIVITÉS
1. Assurer la veille et le suivi réglementaire de l'apprentissage
Activités

• Assurer une veille régulière sur les évolutions de la réglementation de l'apprentissage.
• Rechercher et diffuser les informations utiles auprès des maîtres d'apprentissage.
• Informer et conseiller les équipes administratives et pédagogiques sur les évolutions réglementaires.
• Participer à la mise à jour des procédures et documents liés à l'alternance.
• Assurer le lien avec les organismes et partenaires concernés lorsque nécessaire.
• Rédaction du contrat et de la convention de formation relative au financement

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2. Assurer le suivi de la prestation informatique
Activités

• Centraliser les demandes et incidents signalés par les utilisateurs.
• Assurer l'interface entre la MFR et le prestataire informatique.
• Suivre l'avancement des demandes d'intervention.
• Participer à l'identification des besoins matériels et logiciels.
• Veiller au bon fonctionnement des outils numériques utilisés par les salariés et les apprenants.

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3. Assurer la gestion administrative et commerciale du gîte de groupe
Activités

• Répondre aux demandes de réservation.
• Élaborer les devis et les contrats de location.
• Organiser l'accueil des groupes.
• Réaliser les états des lieux d'entrée et de sortie si nécessaire.
• Assurer le suivi administratif et financier des locations.
• Gérer les relations avec les utilisateurs du gîte.

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4. Participer aux missions pédagogiques

• Participer à la correction des études de stage des élèves de 4e et de 3e.
• Respecter les grilles et critères définis par l'équipe pédagogique.
• Contribuer au suivi des travaux remis par les élèves.
• Participer ponctuellement à certaines actions éducatives ou pédagogiques.

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5. Assurer la gestion du Centre de Documentation et d'Information (CDI)

• Assurer l'ouverture et le fonctionnement du CDI.
• Accueillir les apprenants et les accompagner dans leurs recherches documentaires.
• Assurer la surveillance du lieu.
• Gérer les emprunts et les retours.
• Réaliser les commandes de revues, abonnements et ressources documentaires.
• Veiller à l'actualisation et au classement des ressources.

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6. Participer à la vie résidentielle et à la surveillance des jeunes

• Assurer des permanences de surveillance des classes et des groupes de jeunes.
• Participer au maintien d'un climat éducatif favorable aux apprentissages.
• Veiller au respect du règlement intérieur.
• Informer les responsables en cas de difficulté ou d'incident.

Contraintes particulières

• Présence requise les lundis et jeudis jusqu'à 19h00 dans le cadre des permanences éducatives.

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RELATIONS FONCTIONNELLES
Relations internes

• Direction
• Équipes pédagogiques et éducatives
• Personnel administratif et de service
• Apprenants

Relations externes

• Maîtres d'apprentissage
• Prestataires informatiques
• Organismes liés à l'apprentissage
• Utilisateurs du gîte de groupe
• Fournisseurs et prestataires documentaires

Temps de travail : 80% (1269h/an) annualisé