Assistant administratif (H/F)

L'association AP Santé 93 Est anime une Communauté Professionnelle Territoriale de Santé (CPTS) couvrant les communes de Coubron, Les Pavillons-sous-Bois, Livry-Gargan et Vaujours.

Sous la responsabilité de la direction, vous assurez l'accueil des interlocuteurs ainsi que la gestion administrative et logistique de la structure, en lien avec l'équipe de coordination.

Sous la responsabilité de la direction, vous aurez comme missions/activités :

Accueil et communication :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique pendant les temps d'ouverture au public.
• Participation à l'orientation des usagers en lien avec la coordination de la CPTS.
• Gérer les courriels et le courrier entrant et sortant.

Gestion administrative et organisation :

• Planifier les rendez-vous, gérer les agendas et le planning de la structure, organiser les déplacements.
• Gérer les convocations, les rappels et les inscriptions.
• Assurer le suivi des contrats, des conventions et des adhésions.
• Mettre à jour l'annuaire des professionnels et les listes de diffusion.
• Classer et archiver les documents administratifs et comptables.

Organisation des réunions et événements :

• Préparer les documents nécessaires aux réunions et événements : feuilles d'émargement, badges et supports.
• Organiser la logistique des événements : réservation des salles, demandes de devis auprès des traiteurs et accueil des participants.
• Assurer le suivi après les réunions et événements : envoi des présentations, comptes rendus, questionnaires de satisfaction et courriels de remerciement.

Gestion logistique et suivi des prestataires :

• Préparer et suivre les commandes, réceptionner les livraisons et gérer les stocks, notamment de matériel médical.
• Assurer les relations avec les fournisseurs et les prestataires d'entretien et de maintenance.

Suivi et respect des procédures :

• Veiller au respect des bonnes pratiques en matière de protection des données personnelles (RGPD) et de la mise en conformité du défibrillateur..
• Utiliser les outils de communication et de messagerie sécurisés adaptés aux échanges de la structure.
• Effectuer un reporting régulier auprès de la direction.
• Gestion et suivi des adhésions.

Profil recherché :
Vous êtes titulaire d'un Bac +2 en gestion administrative, assistanat ou domaine équivalent et justifiez idéalement de 2 ans d'expérience sur un poste similaire.
Vous êtes à l'aise dans la gestion administrative polyvalente et appréciez le contact avec différents interlocuteurs.

Compétences attendues :

• Maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Bonne maîtrise de la rédaction et de la mise en forme de documents administratifs.
• Capacité à gérer les agendas, planifier les rendez-vous et organiser les réunions.
• Maîtrise du classement, de l'archivage et de la mise à jour des dossiers et bases de données.
• Capacité à assurer le suivi des commandes, des stocks et des relations avec les prestataires.
• Connaissance des règles de confidentialité et des principes du RGPD.
• La connaissance de l'environnement des professionnels de santé serait appréciée.