Assistant administratif (h/f) - Vanves

MISSION
Assurer le secrétariat du service urbanisme

ACTIVITES
Orienter les appels téléphoniques
Gérer l'agenda (programmation des rendez-vous et des réunions publiques)
Enregistrer, attribuer et envoyer le courrier
Exécuter la frappe des différents documents (courriers, notes, délibérations, décisions municipales, arrêtés, rapports d'activités, budget …)
Classer, photocopier et archiver

Organiser les réunions publiques (réservations de salles, du matériel et demandes d'interventions des plateaux techniques, confections de diaporamas)
Suivre le stock des fournitures de bureau et procéder aux commandes auprès du service en charge des achats
Demandes d'interventions auprès des services techniques par le biais du logiciel ciril patrimoine

Participer à la gestion financière du service par le biais du logiciel ciril finances ( saisie de bons de commande, validation de factures)

Participer à l'instruction des autorisations d'urbanisme, des demandes d'autorisations d'enseignes et de changements d'usage avec notamment la gestion des consultations et, en cas d'absence des agents d'accueil, la réception des dépôts des demandes.

Accueil du public pour assurer la continuité de l'accueil aux heures d'ouverture de la mairie

COMPETENCES ET APTITUDES
Parfaite maîtrise de l'ortographe
Pratique confirmée de la bureautique (word, excel,powerpoint) et aptitude à l'utilisation de logiciels métiers spécialisés ( Vis DGI pour le Cadastre, Droit de Cités pour application du droit des sols…)
Dynamisme, rigueur, discrétion