Assistant administratif - Stagiaire (H/F)

Au sein de l’ESPI, vous accompagnez l’équipe Relations Entreprises dans la gestion administrative de son activité. Encadré(e) par votre tuteur ou tutrice, vous participez aux missions suivantes :

Gestion des données et des outils de suivi

• Saisir, actualiser et fiabiliser les tableaux de bord et les bases de données.

• Vérifier la cohérence et l’exactitude des informations enregistrées.

• Préparer les états de suivi nécessaires au pilotage de l’activité de l’équipe.

Édition, transmission et suivi des documents administratifs

• Éditer les documents administratifs : contrats, avenants, conventions et attestations.

• Assurer l’envoi des documents aux entreprises et suivre leur retour.

• Gérer le partage et la signature électronique des documents via Oodrive.

• Déposer et mettre à jour les documents dans Ypareo.

• Assurer le classement et l’archivage des documents, en format papier et numérique.

Appui à la communication et aux relations entreprises

• Participer au suivi des échanges avec les entreprises partenaires.

• Contribuer à la transmission des informations et des documents auprès des interlocuteurs concernés.

• Apporter un soutien administratif à l’équipe dans le cadre du suivi des relations entreprises.

Formation :

Vous êtes titulaire d’un baccalauréat minimum et vous êtes à l'aise les outils bureautiques, notamment Excel et la suite Office. Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un bon sens du relationnel, vous faites preuve de discrétion, de fiabilité et d’autonomie dans la gestion des tâches administratives. Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles, un esprit de synthèse et une réelle attention aux détails.

Caractéristiques du poste :

• Contrat : Stage - 2 mois

• Horaires : 35h temps plein modulé

• Supérieur hiérarchique : Directrice du développement