Assistant- Assistante de direction

Les missions du poste d'assistant(e) de direction consistent à :
- tenir l'agenda du directeur
- organiser le montage de réunions pour le directeur,
- préparer les dossiers liés aux réunions du directeur
- assurer la mise en forme, et le traitement de notes, de courriers ou de tout autre document produits
- assurer l'interface avec les services métiers de la DDTM des Bouches-du-Rhône et les partenaires extérieurs le cas échéant,
- la gestion partagée du courrier avec l'autre assistante de direction : à ce titre, elle assure la réception du courrier papier, l'ouverture et la transmission à la directrice de cabinet
ou directement aux directeurs pour les courriers personnels, puis la répartition aux différents services
- le suivi de Chorus DT pour l'organisation des réservations et les frais de déplacements
du directeur
- assurer la réception des appels téléphoniques et accueil
- assurer la gestion des boîtes fonctionnelles de la direction (secrétariat de direction, directeur et la boîte fonctionnelle générique de la DDTM lors des interim)
- assurer certaines tâches logistiques comme les cartes de visites.

L'assistant(e) de direction sera un appui général au bon fonctionnement administratif du service, devra assurer le fonctionnement courant et assurer les tâches des autres assistantes de direction lors des congés ou absences

Poste au sein du cabinet, placé sous l'autorité de la directrice de cabinet

Relations internes et externes :
- Au sein de la DDTM : tous services
- Autres services : préfecture, SGC, préfecture maritime, DREAL, collectivités locales, etc.

Responsabilités tenant au poste ou au positionnement du titulaire : Garant du bon fonctionnement du secrétariat

Compétences techniques
- Connaissances du secrétariat, bureautique,
- Rédaction administrative

Compétences transversales
- Sens des responsabilités, dynamisme, organisation et polyvalence dans le poste.
Compétences relationnelles
- Discrétion impérative, goût du relationnel, travail en équipe

Modes d'acquisition
Formation continue - Compagnonnage au sein du service

Documents à transmettre

Personnes à contacter