Assistant de direction au secrétariat général de la DSDEN de l'Aude

L’assistant de direction au secrétariat général de la DSDEN de l’Aude est placé sous l’autorité hiérarchique directe du Directeur académique et de la Secrétaire Générale, et l’autorité fonctionnelle de la cheffe de cabinet. Son rôle est d’assurer l’assistance administrative du secrétariat général et de participer aux actions du cabinet en en assurant un fonctionnement optimal. Il a un rôle important d’interface entre les services, les partenaires et l’équipe de direction.

Missions de l’assistant(e) de direction :

Assistance administrative sous l’autorité de la secrétaire générale :

Accueil physique et téléphonique

Gestion de la boîte mel du secrétariat de direction

Gestion du courrier

Gestion de l’agenda de la secrétaire générale et organisation administrative en fonction de son emploi du temps (préparation administrative des réunions, réservation de salles, invitation des participants…)

Rédaction de courrier, comptes-rendus

Participation à la gestion de crise : s’informer auprès des partenaires (Préfecture, Région, Forces de l’ordre), prévention auprès des établissements, alerter en cas de danger imminent. Mise à jour des documents d’informations.

Gestion administrative des personnels administratifs (AA, SAENES, ADJAENES, contractuels)

Suivi RH des personnels administratifs (CREP, mobilité, suivi des dossiers pour les listes d’aptitude et tableaux d’avancement, gestion des absences demandes de formation, retraite, CPF…)

Suivi du vivier et des recrutements des contractuels en lien avec la division des personnels au rectorat de Montpellier

Gestion du temps de travail des personnels de la DSDEN

En cas d’absence de la cheffe de cabinet ou de la binôme assistante de direction :

Gestion des boîtes mel gérées par le cabinet

Veille des situations scolaires

Le poste d’assistant de direction requiert des qualités d’autonomie et de disponibilité mais aussi une capacité à prendre des responsabilités.

L’assistant doit être réactif, doit anticiper les besoins du secrétariat général et du cabinet.

Il ou elle doit également faire preuve de qualités organisationnelles et d’adaptation.

La maîtrise des outils bureautiques avec des fonctions complexes, une expression écrite et orale de qualité ainsi que des qualités relationnelles (diplomatie, sens de l’écoute) sont également requises.

Enfin, l’assistant de direction assure ses missions auprès de l’équipe de direction, un sens aigu de la loyauté et de la discrétion sera également indispensable.

Documents à transmettre