Assistant de Direction (h/f) - Grand Paris Sud Est Avenir (T11)

Contexte :
Au sein de la Direction de la Voirie, de l'Eau Potable et de l'Assainissement, en qualité d'assistant de direction F/H vous assurez un appui direct à la directrice dans le pilotage et l'organisation de la direction.

A ce titre, vous coordonnez les activités administratives de la direction, veillez à la bonne circulation de l'information entre les pôles et assurez le suivi de dossiers transversaux, notamment en matière de financements externes.

Par votre action, vous contribuez à la qualité du fonctionnement de la direction et à la sécurisation de ses procédures administratives.

Conditions du poste :
- 37h 30 hebdomadaires ;
- Lieu de travail : 11, rue Gustave Eiffel - 94510 LA QUEUE-EN-BRIE, télétravail possible ;
- Rémunération statutaire + RIFSEEP. Selon profil et expérience ;
Avantages :
- Prestations d’action sociale via CNAS, participation mutuelles labellisées (jusqu’à 30€/mois) ;
RTT ;
- Possibilité d’adhérer au contrat collectif prévoyance - maintien de salaire (PSC) avec prise en charge à hauteur de 50% par la collectivité ;
- Possibilité de bénéficier de séances d’ostéopathie (gratuitement), organisées tous les trimestres sur différents sites de la collectivité.

1. ASSURER L'ASSISTANAT DE DIRECTION:
- Gérer l'agenda, les réunions et les priorités de la Directrice ;
- Organiser les instances, rendez-vous et déplacements ;
- Préparer, mettre en forme et assurer le suivi des dossiers de direction ;
- Assurer le suivi du courrier, des parapheurs et des circuits de validation.

2. COORDONNER LES ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES DE LA DIRECTION:
- Coordonner l'activité du pôle administratif et veiller à la bonne répartition des tâches ;
- Harmoniser les pratiques administratives entre les pôles ;
- Assurer le suivi des échéances et des tableaux de bord de la direction ;
- Être le point d'appui administratif des responsables de pôle sur les dossiers transversaux.

3. PILOTER LE SUIVI ADMINISTRATIF DES FINANCEMENTS EXTERNES:
- Assurer une veille sur les dispositifs de financement mobilisables ;
- Centraliser les besoins exprimés par les services ;
- Coordonner le montage administratif et le dépôt des dossiers de subvention ;
- Assurer le suivi des demandes, des notifications et des versements ;
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des financements.

4. PARTICIPER AU PILOTAGE DE LA DIRECTION:
- Contribuer à la préparation des instances et réunions de direction ;
- Participer au suivi des projets transversaux ;
- Élaborer des outils de suivi et d'aide au pilotage ;
- Assurer le relais d'information entre la direction et les pôles.

Connaissances :
- Fonctionnement des collectivités territoriales.
- Procédures administratives ;
- Outils bureautiques et collaboratifs ;
- Méthodes de gestion et de suivi de projets ;
- Dispositifs de financement public (appréciée).

Compétences et qualités professionnelles :
- Capacités organisationnelles : prioriser et coordonner les activités ;
- Savoir rédiger des notes, comptes rendus et courriers ;
- Gestion de tableaux de bord (conception et suivi) ;
- Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés/multiples ;
- Gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- Sens de l'organisation et rigueur ;
- Esprit d'initiative et sens du service public , rigueur ;
- Discrétion et sens de la confidentialité ;
- Autonomie et réactivité ;
- Qualités relationnelles

Formation :
- Expérience confirmée dans des fonctions d'assistanat de direction, de coordination administrative ou de gestion de projets, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.