Assistant de direction (h/f) - Sèvres

Placé/e sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, vous assurez les missions principales suivantes :

• Tenue des agendas, accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, et préparation de dossiers pour le Directeur
• Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes nécessitant fréquemment une coordination avec de nombreux acteurs, (logistique relative à l'organisation de réunions, mise à jour des dossiers, transmission des informations)
• Préparations des réunions du Directeur (constitution de dossiers, organisation, convocation…)
• Rédaction, saisie et mise en forme de courriers, courriers électroniques, notes, comptes rendus, documents divers,
• Vous êtes le relais avec les services.
• Vous anticipez, mettez en œuvre et coordonnez les actions nécessaires pour faciliter le bon déroulement du travail du Directeur des Services Techniques
• Organisation des espaces physiques et numériques de travail du Directeur des Services Techniques : Classement, archivage, plan de classement, disques réseaux, fichiers partagés, …
• Gestion des congés de la Direction des services techniques (états),
• Suivi des parapheurs mis en signature (tri, mise en signature du Directeur des Services Techniques)
• Suivi administratif de projets coordonnés par la Direction des Services Techniques (missions et projets transverses),

• Formation Bac, BTS Assistant/e de Direction ou équivalent,
• Discrétion et confidentialité.
• Expérience professionnelle au sein d'un secrétariat de direction indispensable.
• Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et des services souhaités.
• Maîtrise de l’informatique, et pratique des nouveaux outils numériques (Office 365, Teams, SharePoint, OneDrive, …).
• Sens de l’organisation : anticipation, planification, respect des délais, gestion des priorités et des imprévus.
• Qualités rédactionnelles,
• Autonomie, savoir rendre compte et alerter,
• Esprit d’initiative,
• Esprit d’équipe, sens du travail en transversalité,
• Capacités relationnelles, sens de l'écoute, disponibilité et sens du service public.
• Confidentialité, rigueur, autonomie et anticipation,
• Capacité d’adaptation
• Réserve et discrétion

CONDITIONS DU POSTE :
Poste à temps complet Rémunération statutaire catégorie B de la Fonction Publique Territoriale + régime indemnitaire mensuel + primes annuelles
Congés annuels : 25 CA + 17 RTT

VOS AVANTAGES :
Remboursement des titres de transport (75%)
Participation à la mutuelle santé et à la prévoyance Restaurant d'entreprise
Adhésion gratuite à l'organisme Plurélya (CE)