Assistant de gestion administrative

L’assistant.e, sous l’autorité hiérarchique de la directrice opérationnelle de la direction de projet IA-Cluster, assure un ensemble de tâches liées au fonctionnement de la direction de projet IA-Cluster.

Il/elle coordonne l’ensemble des activités de suivi administratifs et financier des activités de la direction de projet IA-Cluster en soutien des membres de l’équipe de coordination du projet IA-Cluster et de l’équipe de scolarité de la Paris School of AI.

Activités :

Gestion administrative et financière de la direction (suivi facturation, bon de commande, liens avec les prestataires, organisation des déplacements, gestion des abonnements, suivi des conventions, organisation de missions, suivi des états de frais ...)
Suivi du budget avec la directrice
Accompagnement à la gestion des projets ou d’activités de la direction
Suivi opérationnel et coordination des projets confiés
Rédaction de synthèses et compte-rendus
Suivi de tableaux de bord

Logiciels métiers utilisés dans le poste :

Pack office
Outlook
Teams
Sharepoint

Niveau d’études maximum requis : BAC+2 ou équivalent

Domaine d’études et/ou d’expérience : Gestion administrative et/ou financière

Niveau d’expérience minimum requis : 3 ans

Compétences opérationnelles requises :

Très bonne capacité rédactionnelle (Rédaction fréquente et rapide de mails concis et précis)
Capacité à rendre compte
Communication avec l’équipe et les partenaires

Compétences numériques requises :

Création de tableaux de bord de suivi des projets confiés et suivi financier
Organisation et archivages des documents partagés
Maîtrise des outils bureautiques

Langues étrangères et niveaux minimum CECRL requis :

Anglais : A2 / B1

Savoirs-être attendus :

Autonomie et Force de proposition
Qualités d’adaptation à des interlocuteurs différents
Réactivité
Rigueur
Esprit d’équipe
Sens aigu du service

Documents à transmettre