Assistant(e) administratif et comptabilité (H/F)

Le poste : Assurer la gestion administrative et comptable de l'entreprise afin de soutenir l'activité technique (installation, maintenance, dépannage d'ascenseurs), structurer l'organisation interne et externe et accompagner notre croissance.

Missions :
1. Gestion administrative :

• Accueil et secrétariat : accueil téléphonique, traitement des mails, gestion du courrier, dépôt de chèques.
• Gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des dossiers clients et techniques.
• Suivi des contrats : contrats de maintenance, avenants, échéances.
• Organisation interne : coordination des déplacements, réservations (billets de train, avion, hébergement, location de voiture), validation et remboursement des dépenses des salariés.

2. Gestion commerciale et relation clients :

• Facturation : édition des factures, suivi des échéances, relances clients.
• Relation clients : information, suivi des demandes, gestion des litiges simples.

3. Gestion comptable courante (logiciel Pennylane, cabinet comptable Ozeo) :

• Saisie comptable : achats, ventes, banques.
• Suivi des paiements : fournisseurs, clients, rapprochements bancaires.
• Préparation des éléments pour l'expert-comptable : pièces justificatives, tableaux de bord.
• Suivi des indicateurs (à mettre en place): marge, rentabilité des contrats, heures techniciens.

4. Support RH et gestion du personnel (logiciel Sylaé) :

• Suivi des dossiers salariés : contrats, visites médicales, habilitations.
• Gestion des temps : congés, absences, heures supplémentaires.
• Transmission des éléments de paie : variables mensuelles pour le cabinet comptable.

La mission de recouvrement est très importante et stratégique, vous devrez créer et animez une méthodologie efficace avec l'aide de l'outils de gestion digitalisée.
Vous assurerez également toutes les missions administratives et trouverez des pistes d'optimisation voir d'automatisation.
La mission « Ressource Humaine » sera réalisée par notre expert-comptable, vous aurez néanmoins la responsabilité de suivre les temps de travail des équipes et de transmettre ces variables à l'expert-comptable pour l'édition des bulletins de salaire.
Vous mettrez en place des protocoles des gestion afin d'assurer une rigueur comptable auprès des services adjacents : commerciale et technique.
Vous mettrez en place des outils d'analyse et organiserez une surveillance régulière afin d'identifier les dérives ou les bons résultats.
On vous demandera d'empiéter sur un rôle de contrôleur de gestion afin d'avoir une vision globale. Vous participerez ainsi à la stratégie financière de l'entreprise avec le chef d'entreprise.
Vous rendrez compte au gérant et aux services concernés le résultat des indicateurs financiers et comptables.
Vous travaillerez avec le responsable technique pour définir les axes de négociation d'achat possibles. Vous participerez à la création des indicateurs liés à notre activité pour mesurer les postes de dépense afin de trouver des axes d'économies.
Le poste réclame une grande souplesse pour accompagner le développement de l'entreprise avec l'optique de créer un pôle administration et comptabilité.
On attend de vous un traitement rigoureux de la saisie comptable pour préparer annuellement le bilan avec notre expert-comptable.

Avantages :

• Tickets resto 10 € / jours
• Espace de travail moderne et tendance (déménagement nouveaux bureaux fin d'année 2026 à la même adresse)
• Panier de fruits et légume Bio d'une valeur de 35 € tous les 15 jours (fournisseur Graines d'Ici)
• 200 € de prise en charge annuelle sur activité sportive encadrée
• 100 € de prise en charge annuel sur Ostéopathie en complément de la complémentaire santé
• Carte Avantage e-btp (équivalent CE : Billetterie spectacle, ticket cinéma, bon d'achats,.)
• Complémentaire santé niveau 3