Assistant(e) administratif et organisationnel d'exploitation (H/F)
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Adecco recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) d'Exploitation qui assurera la coordination administrative et organisationnelle des activités d'exploitation. Véritable interface entre les différents services et les clients, il/elle veillera à la bonne circulation des informations, à la planification des activités et au suivi des dossiers jusqu'à leur finalisation.
Rattachement hiérarchique :
Sous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.
Organisation et planification :
- Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
- Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
- Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
- Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.
Suivi des dossiers clients :
- Transmettre les éléments graphiques aux clients.
- Assurer le suivi des demandes de modifications.
- Obtenir et formaliser les validations clients.
- Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.
Relation client et support administratif :
- Assurer la communication commerciale avec les clients.
- Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
- Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
- Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.
Reporting et communication interne :
- Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie.
- Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise.
- Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.
Profil recherché :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word et Excel.
- Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.
Compréhension du cycle commercial :
- Devis
- Validation client
- Fiche de travail
- Bon de livraison
- Facturation
Compétences comportementales :
- Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Excellentes qualités relationnelles et de communication.
- Bon niveau d'expression orale et écrite.
- Rigueur, autonomie et réactivité.
- Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
- Adaptabilité et facilité d'intégration.
- Dynamisme et motivation.
Formation et expérience :
- Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
- Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.
Qualités recherchées :
- Sens du service client.
- Esprit d'initiative.
- Polyvalence.
- Gestion des priorités et respect des délais.
- Aisance relationnelle.
Objectif du poste : garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.
Rattachement hiérarchique :
Sous la responsabilité de la Direction d'Exploitation et en lien direct avec les équipes ADV, les infographistes et les techniciens.
Organisation et planification :
- Organiser, prioriser et planifier les tâches des infographistes.
- Assurer le suivi et la coordination des activités de production.
- Établir et mettre à jour les plannings de production de manière hebdomadaire.
- Veiller au respect des délais et des priorités opérationnelles.
Suivi des dossiers clients :
- Transmettre les éléments graphiques aux clients.
- Assurer le suivi des demandes de modifications.
- Obtenir et formaliser les validations clients.
- Garantir la bonne communication entre les clients et les équipes internes.
Relation client et support administratif :
- Assurer la communication commerciale avec les clients.
- Participer à l'accueil physique et téléphonique des clients.
- Apporter un soutien ponctuel aux équipes Administration des Ventes (ADV).
- Contribuer au maintien et à la qualité du standard téléphonique.
Reporting et communication interne :
- Assurer un reporting régulier de l'activité auprès de la hiérarchie.
- Communiquer efficacement avec les différents services de l'entreprise.
- Remonter les informations nécessaires aux responsables opérationnels.
Profil recherché :
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word et Excel.
- Bonne connaissance des processus administratifs et commerciaux.
Compréhension du cycle commercial :
- Devis
- Validation client
- Fiche de travail
- Bon de livraison
- Facturation
Compétences comportementales :
- Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Excellentes qualités relationnelles et de communication.
- Bon niveau d'expression orale et écrite.
- Rigueur, autonomie et réactivité.
- Capacité à travailler en équipe et en coordination avec plusieurs interlocuteurs.
- Adaptabilité et facilité d'intégration.
- Dynamisme et motivation.
Formation et expérience :
- Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion administrative, assistanat de gestion, commerce ou équivalent.
- Une première expérience sur un poste administratif, de coordination ou d'assistanat sera appréciée.
Qualités recherchées :
- Sens du service client.
- Esprit d'initiative.
- Polyvalence.
- Gestion des priorités et respect des délais.
- Aisance relationnelle.
Objectif du poste : garantir la fluidité des échanges entre les différents acteurs de l'exploitation et contribuer à la bonne organisation des opérations tout en assurant un suivi administratif de qualité.