Assistant·e administratif·ve

Assurer l’assistance administrative au sein d’une équipe sociale pluridisciplinaire qui intervient sur l’ensemble du département d’Indre-et-Loire.

Missions principales

Dans le respect du cahier des charges du Conseil Départemental, l’assistant·e administratif·ve assurera les missions suivantes :

Accueil du public :

Assurer l’accueil téléphonique et physique

Orienter les personnes

Donner un 1er niveau de renseignements

Prendre les messages

Gérer les boites mail de contact

Secrétariat :

Gestion du courrier et des navettes (enregistrement courrier arrivée et départ, transmission)

Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de document et courrier, saisie de données, rédaction de compte rendu

Aide à la mise en place et au développement des outils de suivi d’activité

Tri, classement et archivage

Assistance et appui logistique :

Gestion des agendas et des rendez-vous

Organisation de réunions et des déplacements

Veille à la transmission des informations aux salariés (notes de service...)

Gestion des plannings de réservation

Gestion des fournitures de l’établissement (bureau/hygiène/courses) : achat et suivi des stocks

Mission spécifiques au service social de Tsigane Habitat :

Suivre et mettre à jour les données et exporter des statistiques

Suivre et mettre à jour des listings des personnes accompagnées en lien avec les travailleuses sociales et la responsable de service

Aider au traitement des statistiques et à la rédaction des comptes rendus et bilans

Rédiger les courriers

Participer aux réunions d’équipe / de secteur mensuelles

Accueillir les usagers suivis lors de RDV, pour une aide administrative de 1er niveau (enregistrer les démarches sur le dossier de l’usager sur PARCOURS)

Recevoir, analyser et orienter les demandes des salariés, des partenaires et du public

Rédaction et envoi des comptes-rendus des réunions

Aides administratives et logistiques diverses

Edition des factures pour les marchés, dépôt sur Chorus et lien avec la comptabilité

Entretien des compétences et transmission :

Accueillir ponctuellement des stagiaires et contribuer à leur formation.

Participer à des actions d’information ou de formation en interne ou en externe.

Participer aux réunions organisées par l’association, notamment les réunions métiers

Participer à l’écriture des process

Conditions de mise en œuvre

Lieu de travail : Au siège de Tsigane Habitat, 241 rue Edouard Vaillant 37000 TOURS

Déplacement : remplacement inter-sites dans le même département ou à Tours

Horaires en conformité avec les horaires d’ouverture au public

L’assistant·e administratif·ve est rattaché.e à la responsable de service et au Directeur de Tsigane Habitat

Qualifications

Diplôme de secrétariat, bureautique, administratif, sanitaire et social ou en relation…

Expérience en assistance administrative, secrétariat ou similaire

Permis B obligatoire

Expérience en travail social très appréciée

Connaissance et maitrise des outils informatiques

Compétences et qualités requises

· Rigueur, motivation et dynamisme,

· Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,

· Qualités rédactionnelles,

· Capacité d’adaptation.