Assistant-e de coordination administrative et vie scolaire (H/F)

Le site de La Guerche-de-Bretagne accueille environ 120 élèves en formation initiale scolaire. Dans le cadre d'un remplacement, l'établissement recherche un(e) assistant(e) de coordination administrative et vie scolaire chargé(e) d'apporter un soutien à la gestion administrative, au suivi de la vie scolaire et aux dossiers d'accompagnement des élèves à besoins éducatifs particuliers.

Le poste vise à renforcer temporairement l'organisation du site et à soutenir l'équipe de direction dans ses missions quotidiennes.

Missions principales
1. Appui à la gestion administrative des élèves

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.
• Réaliser des travaux de secrétariat courant.
• Participer à la gestion administrative des dossiers élèves.
• Assurer le suivi des documents administratifs et pédagogiques.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions, conseils et examens.
• Mettre à jour les bases de données et logiciels de gestion des élèves.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

2. Soutien à la vie scolaire

• Assurer le suivi administratif des absences et retards.
• Réaliser les appels ou courriels aux familles en lien avec l'assiduité.
• Préparer les courriers et documents liés au suivi éducatif.
• Participer au suivi administratif des sanctions et mesures éducatives.
• Contribuer à la circulation de l'information entre les familles, les équipes pédagogiques et la direction.
• Participer ponctuellement à l'encadrement des élèves lors de besoins identifiés.

3. Soutien au suivi des élèves à besoins éducatifs particuliers

• Assister la référente handicap dans la constitution des dossiers.
• Collecter les pièces administratives nécessaires auprès des familles.
• Assurer le suivi des échéances et relances.
• Préparer les demandes d'aménagements d'épreuves et d'examens.
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers.
• Participer à l'organisation logistique des réunions liées aux accompagnements des élèves.

4. Appui à la coordination du site

• Apporter un soutien administratif à la directrice adjointe.
• Participer à l'organisation pratique de la vie quotidienne du site.
• Assurer un lien fonctionnel avec les différents services du lycée.
• Participer à la continuité de service lors d'absences ou de périodes de forte activité.

Compétences attendues
Savoirs

• Connaissance du fonctionnement d'un établissement scolaire appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Capacités rédactionnelles et administratives.
• Respect des règles de confidentialité.

Savoir-faire

• Organiser et prioriser son activité.
• Gérer simultanément plusieurs dossiers.
• Travailler en autonomie tout en rendant compte.
• Accueillir différents publics avec professionnalisme.
• Utiliser les outils numériques de gestion.

Savoir-être

• Sens du service et de l'écoute.
• Rigueur et discrétion professionnelle.
• Réactivité et adaptabilité.
• Esprit d'équipe.
• Bienveillance auprès des jeunes et des familles.

Profil recherché

• Bac +2 minimum dans les domaines administratifs, secrétariat ou gestion.
• Une expérience dans un établissement scolaire, centre de formation, association ou collectivité territoriale serait appréciée.
• Une connaissance des problématiques liées au handicap ou à l'accompagnement des jeunes constituerait un atout.