ASSISTANT(E) de DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES

Missions principales

Gestion du secretariat

· Gérer les agendas du ou de la directeur/trice

· Organiser administrativement et logistiquement les réunions et les rendez-vous

· Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants

· Orienter physiquement les professionnels et les personnes extérieures

· Collecter, traiter, saisir, mettre en forme et classer les documents (courriers, décisions, notes, compte-rendu, etc.)

· Réceptionner, enregistrer (lettre RAR), trier le courrier par secteur de l’ensemble de la DRHRS

· Diffuser en interne et externe les informations relatives aux dossiers traités (vacances de poste, décisions, notes de service, note d’information, etc.)

· Gérer la boite mail « recrutement » et le suivi des annonces et candidatures pour les professionnels non soignants

· Remplacer la secrétaire de la Direction des Soins durant ses absences (gérer les urgences)

Organisation et suivi des instances (CSE – F3SCT – CAPL)

· Organiser administrativement, logistiquement et assurer le suivi (ODJ, convocations, préparation de la salle etc.)

· Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires associées

· Préparer les dossiers destinés aux membres de l’instance

· Assurer et diffuser la mise à jour des décisions

Organisation et préparation des dossiers institutionnels

· Assurer un appui administratif aux dossiers transversaux de la DRHRS notamment en matière disciplinaire, contentieuse et protection fonctionnelle

· Participer à la préparation du rapport social unique et du rapport d’activité

· Assurer la diffusion des annonces et le suivi des candidatures du personnel non médical

· Participer à l’organisation administrative et logistique des élections professionnelles (tous les 4 ans)

Savoir-faire et savoir requis :

Modalités d’accueil, d’accompagnement et d’orientation des personnes

Maitriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction

Méthode de classement et d’archivage

Techniques de prise de notes et de mise en forme de documents

Techniques de numérisation

Utilisation d’outils collaboratifs (plateforme « recrutement » en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)

Qualités requises :

Discrétion, confidentialité, respect du secret professionnel

Rigueur professionnelle et sens de l’organisation

Autonomie

Capacité rédactionnelle

Bon relationnel

Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence

Ponctualité

La fiche de poste peut être amenée à évoluer

Diplôme ou niveau requis

Niveau bac+2, type BTS assistant de direction, assistant de gestion

ou Bac en secrétariat avec expérience professionnelle

Documents à transmettre

Personnes à contacter