Assistant(e) de direction - Direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL)

L'assistant(e) de direction de la direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) sera chargé(e) du secrétariat et assurera la liaison avec les autres directions et les partenaires externes de l'Etablissement.

Principales activités :

Secrétariat

• Rédiger et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage numérique et papier si besoin
• Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint
• Assurer l’avancement et le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
• Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
• Préparer les dossiers pour les réunions

Organisation et gestion

• Gérer les appels du directeur , prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
• Gérer l’agenda du directeur, ses déplacements et l’accueil de ses interlocuteurs
• Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs du service
• Organiser les déplacements des personnels du service
• Procéder aux bons de commandes demandés
• Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock
• Relever tous les dysfonctionnements logistiques et alerter la direction des affaires financières

Savoir faire

• Respecter les délais et les engagements
• Capacités rédactionnelles
• Saisir et mettre en forme des documents
• Enregistrer et classer des documents
• Gérer un agenda
• Filtrer les informations
• Fournir un accueil de qualité (téléphonique)

Savoir être

• Sens de la confidentialité, discrétion
• Disponible
• Adaptabilité
• Gestion du temps et des priorités
• Esprit d’initiative, réactivité
• Aisance relationnelle
• Méthodique
• Rigueur et organistion

Connaissances

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'OFII
• Maîtrise des logiciels du Pack office