Assistant.e de Direction

Au sein de la conservation régionale des monuments historiques ( (CRMH) du pôle Patrimoines et Architecture, vous contribuez au bon déroulement des activités de la CRMH et vous assistez le Conservateur régional des monuments historiques ainsi que le Directeur du Pôle Patrimoines et Architecture dans leurs organisations quotidiennes.

Descriptif des missions :

• Tenue des agendas et des plannings

• Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs

• Réservation et préparation des salles de réunion

• Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc...)

• Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)

• Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission) du service ; gestion des courriers du chef de service et les conservateurs,

• Coordination avec le secrétariat de la CRMH sur le site de Besançon (transmission des données, navettes courriers, gestion des agendas etc.)

• Gestion de l’agenda du chef de service et des conservateurs

• Gestion des frais de déplacements du chef de service

• Gestion des CAOA, CDAOA et des experts (nomination, renouvellement, frais de déplacements, vacations...)

• Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)

• Traitement de dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées

• Participation à des travaux transversaux

Liaisons avec l’interne et l’externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/de la DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Les connaissances, savoirs :

• Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l’organisation et des missions du Ministère de la culture ; connaissance de l’organisation territoriale de l’État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l’environnement institutionnel et de leurs enjeux

• Techniques de communication

• Classement et archivage

Les compétences techniques, savoir-faire :

• Capacité d’analyse et de structuration du travail

• Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents

• Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)

• Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (word, excel, powerpoint, publipostage, mailing…)

• Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités

• Techniques de documentation et de communication

Les compétences comportementales, savoir être :

• Discrétion et réserve impératives

• Capacité d’écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements

• Facultés d’anticipation, d’adaptation et réactivité

• Savoir être courtois et diplomate

• Sens des initiatives et des responsabilités

• Travail en équipe

• Loyauté

• Rigueur et sens de l’organisation