Assistant.e de direction générale (H/F)

Prise de fonction lé 01/01/26

Finalité du poste
Le/la Assistant(e) de la direction générale assure une triple mission :

• Assistance auprès de la direction de l'association :
• Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,
• Veille et suivi du fonctionnement du siège national en garantissant la qualité des processus administratifs, coordination entre les services, veille bâtimentaire, .

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Missions principales
1. Assistance de direction

• Assister la Direction générale
• Gestion des agendas : prise de rendez-vous, organisation des déplacements, planification des réunions de direction ou associatives
• Préparer les dossiers et les supports de réunions
• Organiser le classement et suivre les dossiers institutionnels, officiels ou contractuels.
• Rédiger et contrôler les comptes rendus, procès-verbaux, documents de travail...
• Assurer une interface fonctionnelle entre le siège national, les services et les délégations territoriales.
• Conduire et animer une organisation administrative avec les délégations territoriales et les directions de l'association.

2. Assistance à la gouvernance associative et de la conformité réglementaire de l'organisation,

• Préparer, organiser et sécuriser les instances statutaires de l'association et du groupe (Conseils d'administration, Assemblées générales, Bureaux).
• Préparer, formaliser et conserver des documents institutionnels.
• Veiller au respect des dispositions légales, réglementaires et statutaires applicables.
• Accompagner la Direction Générale dans les dossiers à caractère institutionnel ou juridique.

3. Veille et suivi du fonctionnement du siège national

• Encadrer et animer l'équipe rattachée au secrétariat Général : accueil, standard, courrier, secrétariat administratif.
• Définir les objectifs de l'équipe et assurer le suivi de leur réalisation.
• Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.
• En lien avec le service des moyens généraux, organiser et suivre l'entretien et de la maintenance des locaux, la réservation des salles et des bureaux partagés
• Organiser la répartition des activités et garantir la continuité de service.

5. Prévention des risques et conformité sociale

• Participer par une écoute active et une attention à la vie de l'association à la prévention des risques psychosociaux, des discriminations et des situations de harcèlement

Compétences requises
Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des associations.
• Notion de droit associatif, droit social et réglementation du travail.
• Capacité d'organisation administrative.
• Forte capacité de rédaction, d'analyse et de synthèse.
• Gestion documentaire et archivage.
• Prévention des risques professionnels.

Savoir-faire

• Pilotage d'activités administratives complexes.
• Management et animation d'équipe.
• Conduite de projets transversaux.
• Organisation et coordination d'instances associatives.
• Rédaction de notes, rapports, procès-verbaux et documents institutionnels.
• Analyse de situations sensibles et formulation de recommandations.

Savoir-être

• Sens élevé de la confidentialité.
• Diplomatie et qualités relationnelles.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Sens du service et de l'intérêt général.

Conditions
Expériences exigées sur des missions d'assistance de direction générale
Expérience associative souhaitée