Assistant Manager (Site Head Assistant)

Despre rol:

Căutăm un Asistent Site Head, extrem de organizata, proactivă și de încredere, care să ofere suport administrativ și organizațional de înalt nivel Site Head‑ului și echipei locale de management.

Acesta este un rol dinamic, care necesită excelente abilități de organizare, comunicare puternică, discreție și capacitatea de a anticipa nevoile și de a gestiona simultan multiple priorități într-un mediu alert.

Asistentul Site Head va acționa ca un punct-cheie de coordonare între Site Head, funcțiile locale, stakeholderii globali și vizitatorii externi, asigurând o gestionare eficientă și profesionistă a informațiilor, întâlnirilor, deplasărilor și activităților administrative.

Responsabilități principale:

• Gestionarea agendei Site Head‑ului, incluzând programarea, prioritizarea și gestionarea modificărilor de ultim moment.
  Coordonarea întâlnirilor interne, a ședințelor de management, workshop‑urilor și a altor evenimente de business.
  Organizarea și coordonarea vizitelor și întâlnirilor cu stakeholderi externi, inclusiv parteneri, clienți, auditori și vizitatori din cadrul grupului.
• Coordonarea aranjamentelor de călătorie în scop de business pentru Site Head, managementul de cluster și global, precum și pentru alți oaspeți (zboruri/trenuri, cazare, transferuri).
• Gestionarea și urmărirea deconturilor de călătorie și a proceselor administrative aferente.
  Oferirea de suport administrativ zilnic pentru Site Head și echipa de management (documente, arhivare, solicitări ad‑hoc).
• Pregătirea, revizuirea și distribuirea de corespondență și documente profesionale, atât în limba română, cât și în limba engleză.
• Redactarea de minute de ședință, anunțuri interne, note interne (memos), prezentări și alte materiale de comunicare (inclusiv pentru Intranetul local intern).
• Asigurarea unei comunicări eficiente și la timp a informațiilor relevante privind activitatea site‑ului către Site Head.
  Comunicarea și coordonarea informațiilor primite de la echipele globale referitoare la evenimente, logistică și alte subiecte relevante.
• Gestionarea informațiilor confidențiale și sensibile cu un nivel ridicat de discreție, integritate și profesionalism.
• Colaborarea strânsă cu multiple funcțiuni ale site‑ului, inclusiv Producție, Calitate, Culture & People, HSE, Financiar, Supply Chain și alte departamente, precum și cu alte locații ale companiei.
• Suport în organizarea evenimentelor de site: catering, pregătirea sălilor de ședință, protocol, transport și logistică pentru participanți.
• Pregătirea prezentărilor în PowerPoint și actualizarea fișierelor Excel, listelor, tabelelor și rapoartelor de bază.
  Menținerea unui sistem corect și actualizat de arhivare și organizare a documentelor, atât în format electronic, cât și fizic.
• Oferirea, ocazional, de suport de traducere din română în engleză și din engleză în română pentru documente de business, corespondență, prezentări și alte materiale.
• Oferirea, ocazional, de suport de interpretare în cadrul întâlnirilor, vizitelor, discuțiilor și altor interacțiuni de business cu participanți vorbitori de română și engleză.
• Utilizarea eficientă a instrumentelor Microsoft Office, în special Outlook, PowerPoint și Excel.
  Anticiparea proactivă a nevoilor Site Head‑ului și ale echipei de management, identificarea potențialelor probleme și acțiune înainte ca acestea să devină urgente.

Profilul pe care il cautam:

• Experiență anterioară într-un rol de Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant, Office Manager sau rol similar.
• Excelente abilități de organizare și gestionare a timpului, cu capacitatea de a prioritiza și de a administra simultan mai multe sarcini.
• Abilități foarte bune de comunicare scrisă și verbală în limba română și limba engleză.
• Nivel ridicat de discreție și capacitatea de a gestiona informații confidențiale, atât de natură business, cât și legate de angajați.
• Atenție deosebită la detalii și orientare puternică către acuratețe.
• Abilități excelente de relaționare și de gestionare a stakeholderilor.
• Atitudine proactivă, orientată spre soluții, cu capacitatea de a lucra autonom.
• Capacitatea de a anticipa cerințele și de a răspunde eficient la schimbarea priorităților.
• Confort în lucrul într-un mediu dinamic, internațional și multicultural.
• Competențe solide în Microsoft Office, în special Outlook, PowerPoint și Excel.
• Atitudine profesională, adaptabilă, de încredere și orientată către servicii/support.

De ce este acest rol interesant?

Acesta este mai mult decât un rol de suport administrativ. În calitate de Asistent(ă) Site Head, vei avea un impact direct asupra eficienței și organizării Site Head‑ului și a echipei de management.

Vei colabora cu multiple funcțiuni, vei interacționa cu stakeholderi locali și globali și vei juca un rol important în asigurarea unei comunicări fluente, a unei coordonări eficiente și a unei funcționări line a activităților de zi cu zi la nivelul site‑ului.

Dacă ești o persoană care își asumă responsabilitatea, anticipează nevoile, menține lucrurile în mișcare și se simte bine într-un mediu dinamic, ne-ar plăcea să te cunoaștem.