Assistante Administratif / Achat

Gestion administrative des achats (Processus Procure-to-Pay – P2P)

• Assurer la gestion administrative des demandes d'achats et le suivi du processus Procure-to-Pay (P2P), dans le respect des procédures internes.
• Créer et transmettre les commandes d'achat dans les outils dédiés en veillant à l'exactitude des informations saisies.
• Suivre et animer les workflows de validation afin de garantir le respect des délais de traitement et relancer les différents acteurs lorsque cela est nécessaire.
• Contrôler le bon déroulement des réceptions administratives des commandes et assurer le suivi jusqu'à la facturation des fournisseurs.
• Veiller à la bonne correspondance entre les commandes, les réceptions et les factures afin de faciliter leur mise en paiement.
• Être l'interlocuteur administratif des fournisseurs pour toute question relative aux commandes, aux livraisons, aux factures ou aux éléments contractuels.
• Assurer le suivi des dossiers fournisseurs et contribuer à la résolution des éventuels écarts ou litiges en collaboration avec les équipes concernées.
• Produire des reportings de suivi des commandes et alerter les responsables en cas d'anomalie ou de retard.

Gestion des déplacements professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs de la DDSI en coordination avec l'agence de voyages référencée.
• Réserver les transports, hébergements et autres prestations nécessaires, dans le respect de la politique voyages de l'entreprise.
• Assurer le suivi des modifications, annulations et demandes spécifiques des collaborateurs.
• Veiller à l'optimisation des coûts et au respect des procédures internes.

Organisation des réunions

• Planifier et coordonner les réunions complexes impliquant plusieurs interlocuteurs, directions ou partenaires externes.
• Gérer les agendas des participants, réserver les salles, organiser les visioconférences et préparer les aspects logistiques nécessaires au bon déroulement des réunions.
• Anticiper les contraintes d'organisation et assurer le suivi des actions administratives associées.

Savoir-être

• Faire preuve de rigueur, d'organisation et de méthode dans le suivi des dossiers et le respect des procédures.
• Être autonome et savoir faire preuve d'initiative pour rechercher des solutions et gérer les situations du quotidien.
• Avoir de la curiosité et une réelle envie d'apprendre afin de s'approprier les outils, les processus et l'environnement de la DDSI.
• Être réactif(ve) et capable de gérer plusieurs sujets en parallèle en respectant les priorités.
• Posséder un bon sens du service et un excellent relationnel pour interagir avec les équipes internes, les fournisseurs et les différents interlocuteurs.

• Contrat : Intérim / 6 mois
• Localisation : Site accessible par les RER B et C ainsi que les lignes Transilien N et U. Des navettes gratuites sont mises à disposition des collaborateurs au départ des gares de Saint-Rémy-lès-Chevreuse et de Versailles-Chantiers.