Assistante administrative - Mairie de SAINT-PIERRE-DU-PERRAY

Assurer le soutien administratif et organisationnel de la Direction générale adjointe des services techniques
Contribuer au suivi administratif des dossiers en cours

Assurer l'accueil physique et téléphonique :
Accueil téléphonique des administrés, des fournisseurs, des prestataires de service, des services internes et des partenaires institutionnels
Recevoir et filtrer les appels

Assurer le suivi administratif :
Préparer et rédiger les courriers
Assurer la gestion des courriers "Le Parapheur"
Préparer et tenir des tableaux de la direction patrimoine et espaces publics
Rapports/maintenance transmission des informations
Classement et archivage
Participer aux réunions de service
Elaborer des comptes rendus
Elaborer les actes (arrêtés de travaux et décisions)
Assurer la gestion des tableaux de suivi

Assurer le suivi des documents financiers :
Etablir des fiches de mise en concurrence et/ou navette pour transmission au service financier
Relance devis et facturation auprès des prestataires
Etablir des tableaux de suivi de situation de travaux
Suivre les contrats prestataires
Participer à l'élaboration des EXE

Assurer la gestion des demandes d'interventions :
Vérifier et suivre les signalements de la direction des services techniques

Commissions de sécurité et de travaux :
Mettre en forme et envoyer les convocations

Pratique des outils informatiques et de Néocity
Connaissance des logiciels Word et Excel et logiciels métiers
Connaissance du fonctionnement du budget des collectivités
Connaissance des activités des secteurs
Connaissance du patrimoine communal
Qualités relationnelles et d'accueil
Diplomatie
Capacité d'écoute et de reformulation
Capacité rédactionnelle et d'organisation
Esprit d'initiative et de synthèse
Aptitude au travail en équipe
Savoir travailler dans l'urgence
Réactivité
Rigueur, discrétion