ASSISTANTE DE DIRECTION - PONT SAINTE MAXENCE

ASSISTANTE DE DIRECTION - DIRECTION DE L'EVENEMENTIEL, DE LA COMMUNICATION ET DE LA VIE ASSOCIATIVE
Liens hiérarchiques :

- Supérieur immédiat : Directrice de l’évènementiel, de la communication et de la vie associative
- Collatéraux : autres personnels de la direction
- Subordonnés : 0
Effectif de la direction : 21

Effectif du service : 7

Activités principales :

Relation avec les administrés, les partenaires et services
- Accueil physique, téléphonique et gestion de la boîte mail du service
- Transmission de l’information et gestion des priorités

Gestion administrative
- Gestion de l’agenda et transmission aux élus
- Gestion de l’agenda personnel de la directrice
- Gestion du courrier entrant et sortant, rédaction des courriers du service, envoi des invitations
- Suivi des parapheurs et des signatures
- Organisation des réunions : convocation, ordre du jour
- Gestion des tableaux de bord (statistiques accueil, décisions…)
- Gestion des demandes d’achat et bons de commande
- Suivi comptable (engagements, factures)
- Gestion du papier et des fournitures du service
- Gestion des demandes d’intervention interne

Régie
- Régisseur principal de la DECVA

Salles locatives
- Gestion des locations des salles (planning, courriers, enregistrements, états des lieux)



Activités spécifiques :

Soutien à la vie associative et au sport
- Gestion des plannings des équipements sportifs et des demandes
- Renseignements et orientation
- Réservation du minibus, envoi des conventions et décisions
- Gestion administrative de l’école municipale des sports et des stages sportifs

Soutien à l’évènementiel
- Gestion administrative des inscriptions aux manifestations du service
- Participation aux manifestations du service

Marché
- Encaissement des commerçants sur les marchés hebdomadaires

Réserve alimentaire
- Gestion et suivi des stocks de la réserve alimentaire municipale
- Préparation des pots organisés par les services

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

► Savoir
Outil informatique : environnement Windows et bureautique
Maîtrise des outils de communication internes et externes
Maîtrise de l’organisation et du fonctionnement de la collectivité
Renseignement de la population
Maîtrise des procédures administratives

► Savoir faire
Etre à l’écoute du public, le renseigner et l’orienter si besoin
Rédiger des courriers et documents administratifs
Suivi de l'actualité
Respect des échéances

► Savoir être
Discrétion
Devoir de réserve
Qualités relationnelles
Travailler en transversalité
Méthode et rigueur
Sens de l’organisation
Capacité d'autonomie

► Qualités appréciées
Disponibilité