Assistente Administrativo(a) (M/F) — Receção e Gestão do Escritório

Procuramos 1 Assistente Administrativa(o) para integrar a nossa equipa, assegurando o apoio às áreas administrava, financeira e de recursos humanos.

Estamos a recrutar um(a) Assistente Administrativo(a) para integrar a nossa equipa em Lisboa, assegurando a receção e o acolhimento de visitantes, o apoio à realização de reuniões e a organização e o bom funcionamento diário do escritório.
Procuramos uma pessoa com excelente capacidade de relacionamento, apresentação profissional cuidada, sentido de organização e, acima de tudo, uma atitude proativa e prática.

Esta é uma função dinâmica e diversificada, que exige autonomia, flexibilidade e disponibilidade para assumir diferentes responsabilidades, desde o atendimento de clientes e parceiros até à resolução das necessidades operacionais do dia a dia.

Mais do que alguém que execute tarefas, procuramos uma pessoa que saiba antecipar necessidades, identificar problemas e contribuir ativamente para que tudo funcione bem.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES

Receção e acolhimento:
• Receber e acolher clientes, parceiros, fornecedores e outros visitantes, assegurando um atendimento profissional, cordial e atencioso.
• Atender e encaminhar chamadas telefónicas e contactos gerais da empresa.
• Assegurar uma experiência de acolhimento alinhada com a imagem e os valores da Contactus.

Apoio a reuniões e visitas:
• Preparar as salas de reunião, garantindo a sua organização, apresentação e condições de utilização.
• Assegurar o acolhimento dos participantes e o serviço de águas, cafés e outras necessidades de hospitalidade.
• Prestar apoio logístico durante reuniões, visitas institucionais e eventos internos.
• Garantir que os espaços ficam organizados e preparados para utilizações seguintes.

Organização e funcionamento do escritório:
• Acompanhar diariamente as condições de organização, limpeza e apresentação das instalações.
• Verificar a qualidade dos serviços de limpeza e acompanhar a correção de eventuais falhas.
• Assegurar a disponibilidade e reposição de consumíveis nas instalações sanitárias, copa, salas de reunião e espaços comuns.
• Controlar os stocks de materiais de escritório, produtos de consumo e outros artigos necessários ao funcionamento da empresa.
• Identificar necessidades de manutenção ou reparação e acompanhar a respetiva resolução junto dos responsáveis ou fornecedores.
•Contribuir para manter um ambiente de trabalho organizado, funcional e acolhedor.

Apoio administrativo e logístico:
• Receber, organizar e encaminhar correspondência, encomendas e entregas.
• Realizar deslocações pontuais para entrega ou recolha de documentos e materiais junto de clientes, fornecedores e outras entidades.
• Apoiar tarefas administrativas e operacionais das diferentes equipas.
• Colaborar na resolução de necessidades pontuais relacionadas com o funcionamento quotidiano da empresa.

• Escolaridade mínima ao nível do 12.º ano.
• Experiência anterior em funções de receção, atendimento, secretariado, apoio administrativo, hotelaria ou similares (preferencial).
• Residência na área metropolitana de Lisboa.
• Disponibilidade imediata.

• Contrato de trabalho a tempo inteiro.
• Remuneração base definida em função da experiência e adequação ao perfil, acrescida de subsídio de alimentação.
• Integração numa empresa portuguesa sólida, com mais de 30 anos de atividade.
• Ambiente de trabalho profissional, colaborativo e orientado para as pessoas.
• Instalações modernas, confortáveis e bem localizadas no centro de Lisboa.
• Uma função diversificada, com autonomia e contacto regular com diferentes equipas, clientes e parceiros.
• Oportunidade de aprendizagem e desenvolvimento de competências profissionais.

• Apresentação profissional cuidada, postura cordial e facilidade de relacionamento interpessoal.
• Boa capacidade de comunicação verbal e escrita.
• Forte sentido de organização, responsabilidade e atenção ao detalhe.
• Proatividade, autonomia e capacidade de resolução de problemas.
• Flexibilidade e disponibilidade para desempenhar tarefas diversificadas.
• Conhecimentos de informática na ótica do utilizador, nomeadamente Google Workspace e/ou Microsoft Office.
• Conhecimentos de inglês (preferencial).
• Discrição, pontualidade e espírito de equipa.
• Valorizamos especialmente a atitude, o sentido prático, a capacidade de iniciativa e o gosto por prestar um serviço de qualidade, independentemente da formação académica.

Full-time, dias úteis, de 2a a 6a feira.