Assistente Administrativo

1. Objetivo do cargo

Executar rotinas administrativas e de apoio operacional à Diretoria, assegurando a organização da agenda

executiva, recepção e atendimento, preparação e acompanhamento de orçamentos, controle

administrativo de contratos e fechamento mensal de materiais de consumo. Apoiar, eventualmente, a

logística de viagens da Diretoria, sempre conforme orientações e aprovações internas.

2. Gestão da agenda da Diretoria

Organizar, atualizar e acompanhar os compromissos e reuniões dos diretores.

Agendar, confirmar e reagendar reuniões com clientes, fornecedores e parceiros.

Enviar convites e links, verificar disponibilidade de horários e sinalizar conflitos de agenda.

Preparar salas, recursos e materiais necessários às reuniões; acompanhar pendências e retornos

administrativos.

3. Recepção e atendimento

Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade e discrição.

Atender e direcionar chamadas, e-mails e mensagens pelos canais oficiais.

Manter recepção e salas de reuniões organizadas e prontas para utilização.

4. Orçamentos e propostas

Preparar orçamentos e propostas a partir de tabelas, modelos e condições previamente aprovados.

Encaminhar propostas aos clientes e acompanhar retornos e pendências.

Registrar aprovações e solicitações de alteração; submeter exceções à gestão.

5. Contratos

Preencher modelos contratuais previamente aprovados e conferir dados cadastrais.

Encaminhar contratos para assinatura e acompanhar documentos pendentes.

Arquivar contratos e controlar prazos de vigência e renovações, sinalizando vencimentos.

6. Materiais de consumo

Registrar entradas, saídas e saldos de materiais de consumo.

Conferir estoque, identificar necessidades de reposição e solicitar cotações.

Preparar fechamento mensal com quantidades, valores e eventuais divergências, encaminhando-o à

gestão.

7. Viagens e apoio geral

Eventualmente pesquisar passagens, hospedagens e deslocamentos da Diretoria.

Apresentar opções e realizar reservas somente após autorização.

Organizar comprovantes, itinerários e informações logísticas.

Organizar arquivos físicos e digitais, atualizar controles e acompanhar solicitações administrativas.Ensino médio completo; desejável formação técnica ou superior em Administração ou áreas correlatas.

Conhecimento de Word, Excel, e-mail e ferramentas de agenda.

Boa comunicação, organização, discrição, atenção aos detalhes, postura profissional e responsabilidade com prazos.

Tipo de contrato

CLT (Efetivo)

Horário de trabalho

De segunda a sexta, 08:00 as 17:48

Benefícios

• Assistência médica / Medicina em grupo
• Assistência odontológica
• Tíquete refeição
• Vale-transporte