Assistente Administrativo Financeiro/ Facilities
O profissional será responsável pelo suporte a coordenação administrativa/financeira e serviços gerais do escritório, como facilities, infraestruturas e no suporte as atividades financeiras como contas a pagar (clientes e empresas do grupo), suporte na gestão de notas fiscais, interface contábil/financeiro/folha de pagamento, funções de departamento pessoal, entre outras atividades.
Descrição da demanda/escopo das principais atividades:
Executar serviços administrativos de ordem geral em apoio as áreas Administrativa, Comercial, Financeira, Contábil, etc, visando o atendimento interno e externo: atender telefones, receber, encaminhar ou responder e-mails, organizar arquivos e documentos administrativos, solicitação de motoboys, solicitação de materiais de escritório e produtos de copa e limpeza, etc.
Pagamentos diversos como: fornecedores em geral, reembolsos e tributos;
Conferência das bases de cálculos de impostos conforme a planilha de controle interna;
Controle de contas a pagar aos fornecedores/prestadores e recebíveis dos clientes;
Realização de atendimento telefônico e recepção de visitantes;
Efetuar reservas de passagens, hospedagens, transportes e suporte logístico de visitantes e colaboradores;
Responsável pelo “Facilities” (escritório e residencial, se necessário);
Interface com o escritório de Contabilidade terceirizado (Fiscal, Contábil e RH);
Controle do relatório de cartão de ponto para geração da folha de pagamento;
Se necessário, suporte ao expatriado e a sua família (agendamento de exame médico, suporte pontual e tradução);