Assistente Administrativo (Jurídico)

Descrição:

Responsável por prestar suporte administrativo e operacional ao Departamento Jurídico, assegurando a organização, atualização, controle e rastreabilidade de documentos e demais demandas da área. Atuará no acompanhamento de prazos administrativos, elaboração de controles e relatórios, organização de arquivos físicos e digitais, além de manter interface com áreas internas, escritórios de advocacia terceirizados, fornecedores e demais parceiros, contribuindo para a eficiência dos processos e o cumprimento dos procedimentos internos da Companhia.

Principais atividades e responsabilidades:

Realizar o controle, organização, digitalização, classificação e arquivamento de documentos jurídicos, garantindo sua integridade, confidencialidade e rastreabilidade.

Apoiar a gestão administrativa de contratos, aditivos, procurações, notificações e demais instrumentos jurídicos, acompanhando vigências, vencimentos, assinaturas e pendências documentais.

Acompanhar administrativamente processos judiciais e administrativos, atualizando planilhas, sistemas e controles internos, conforme informações disponibilizadas pela equipe jurídica e escritórios externos.

Apoiar o controle de prazos e demandas do Departamento Jurídico, realizando registros, acompanhamentos e sinalizações aos profissionais responsáveis.

Organizar e acompanhar os fluxos de assinatura física e eletrônica de documentos, assegurando a conclusão das etapas e o correto arquivamento dos instrumentos formalizados.

Apoiar o controle administrativo e financeiro da área, incluindo recebimento e conferência documental de notas fiscais, honorários advocatícios, custas processuais e solicitações de pagamento.

Elaborar e atualizar planilhas, relatórios gerenciais, indicadores e controles administrativos, contribuindo para o monitoramento das demandas e dos prazos.

Prestar suporte à organização de reuniões, agendas, atas, correspondências e demais atividades administrativas da equipe.

Manter interface com departamentos internos, escritórios terceirizados, cartórios, fornecedores e demais partes envolvidas, acompanhando solicitações e pendências.

Apoiar a padronização de documentos, controles e procedimentos administrativos, identificando oportunidades de melhoria e otimização das rotinas da área.

Zelar pela confidencialidade das informações, observando as políticas internas, diretrizes de compliance e disposições da LGPD.

Outros requisitos:

Formação acadêmica:

Ensino superior cursando ou completo em Administração, Gestão Empresarial, Processos Gerenciais, Direito ou áreas correlatas.

Experiência profissional:

Experiência anterior em rotinas administrativas, preferencialmente em departamentos jurídicos corporativos ou escritórios de advocacia.

Vivência com organização documental, controle de prazos, elaboração de planilhas e acompanhamento de demandas administrativas.

Conhecimentos técnicos:

Pacote Office, especialmente Excel e Word, nível intermediário.

Familiaridade com sistemas de gestão documental, plataformas de assinatura eletrônica e ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos.

Conhecimento básico de rotinas contratuais, societárias e processuais.

Desejável conhecimento no sistema ERP TOTVS Protheus.

Competências comportamentais

Organização, planejamento e capacidade de priorização.

Atenção aos detalhes e comprometimento com a qualidade das informações.

Discrição, ética e confidencialidade.

Comunicação clara, objetiva e profissional.

Proatividade e senso de responsabilidade.

Capacidade de relacionamento interpessoal e atuação colaborativa.

Disciplina no acompanhamento de prazos e pendências.

Adaptabilidade e disposição para aprendizagem contínua.

Valorizamos a diversidade, esta vaga também é destinada a pessoas com deficiência.