Assistente Administrativo (Secretária)

Descrição:

Somos a Jobcenter Consultoria de Recursos Humanos e estamos auxiliando nosso cliente a encontrar uma pessoa Assistente Administrativo (Secretária).

Responsabilidades:

• Fornecer suporte administrativo profissional abrangente, com supervisão limitada, a líderes, colegas ou grupos da organização.

• Agendar reuniões, reservar salas de conferência, solicitar alimentos/bebidas e gerenciar o processo de visitantes.

• Poderá participar de reuniões para auxiliar na apresentação de materiais ou na tomada de notas.

• Garantir o fluxo adequado de comunicação, utilizando o conhecimento da estrutura organizacional da empresa/função e dos processos gerais da empresa.

• Demonstrar habilidades eficazes de resolução de problemas, priorizar solicitações concorrentes e realizar multitarefas com eficiência.

• Utilizar tecnologia com facilidade e demonstrar fortes habilidades de organização e gerenciamento de tempo.

• Ter boas habilidades de planejamento e capacidade de antecipar os recursos necessários.

• Ser capaz de se adaptar a mudanças.

• Ser um bom membro da equipe e ter iniciativa para solucionar problemas.

• Auxiliar na resolução de problemas e servir como ponto de contato para dúvidas ou orientações.

• Poderá atuar como ponto focal do departamento junto a fornecedores externos, prestadores de serviços, etc.

• Organizar viagens de negócios nacionais e internacionais, criar roteiros de viagem e gerenciar reservas de voos, carros, hotéis e restaurantes.

• Agendar reuniões e receber avisos de reuniões para o gerente.

• Gerencia proativamente reuniões conflitantes.

• Aprimora continuamente os processos e sistemas de trabalho, mantendo e adicionando documentos em sites do SharePoint e no Teams.

• Atua como ponto focal para equipamentos técnicos de escritório, visando a eficiência diária.

• Preenche relatórios de despesas para si e para outros, e os envia em nome do líder e/ou da equipe.

• Monitora e acompanha as despesas em relação aos orçamentos; resolve discrepâncias e fornece relatórios ao responsável pelo centro de custos ou ao gerente de orçamento.

• Gerencia e controla os pagamentos de faturas do departamento.

• Pode atuar como responsável pela segurança do grupo de trabalho e comunicar mensagens de segurança à equipe.

Requisitos:

• Experiência em suporte administrativo em diversos departamentos em grandes corporações;

• Vivência com controle de pagamentos e sistema SAP.

• Inglês intermediário/avançado

• Conhecimento de espanhol é um diferencial.

• Ensino superior completo.

Informações adicionais:

• Salário + benefícios (Vale Transporte, Vale Refeição, Assistência Médica, Assistência Odontológica e Seguro de Vida).

• Horário de Trabalho: 09:00 às 18:00hs.

• Local de Trabalho: Chácara Santo Antônio - SP | modelo híbrido (3x presenciais e 2x home office), podendo voltar ao presencial a qualquer momento.

• Contrato CLT terceirizado.