Assistente de Recepção e Facilities

Descrição:

A Sogest (SOGEST – A management company) é uma consultoria especializada no apoio a grupos internacionais que atuam ou desejam atuar no Brasil, oferecendo suporte estratégico, operacional e administrativo para viabilizar e expandir negócios no país, com foco em gestão financeira, contábil, tributária e governança, além de forte expertise em processos cross-border e BPO.

Principais responsabilidades:

Recepção e Atendimento:

Recepcionar clientes, visitantes e fornecedores com cordialidade e postura profissional;

Realizar atendimento telefônico e direcionamento de demandas;

Controlar o acesso de visitantes e apoiar na organização da recepção;

Preparar e servir café, água e demais itens de apoio durante reuniões e visitas.

Administração do Escritório:

Organizar e manter as salas de reunião e áreas comuns em perfeitas condições de uso;

Apoiar o controle de materiais de escritório, copa e insumos administrativos;

Realizar solicitações de compra, cotações e acompanhamento de pedidos;

Organizar documentos físicos e digitais relacionados à rotina administrativa;

Apoiar o controle de ativos e inventário de equipamentos.

Facilities:

Apoiar a gestão da infraestrutura do escritório;

Acompanhar fornecedores de limpeza, manutenção, mobiliário e serviços gerais;

Solicitar e acompanhar manutenções prediais, elétricas, hidráulicas e demais necessidades da unidade;

Apoiar o controle de chamados relacionados à infraestrutura e equipamentos.

Suporte Administrativo:

Organizar reservas e preparação das salas de reunião;

Apoiar na organização de cronogramas e elaboração de eventos internos;

Apoiar na organização de viagens corporativas, reservas e logística quando necessário;

Realizar demandas externas, como cartórios, bancos, correios e entregas;

Atualizar controles internos, checklists, POPs e documentos administrativos;

Contribuir com melhorias simples nos processos administrativos e de organização do escritório.

Outros requisitos:

Ensino Médio completo;

Desejável curso técnico ou graduação em Administração, Secretariado ou áreas correlatas;

Experiência anterior em recepção, atendimento, facilities, secretariado ou rotinas administrativas;

Conhecimento do Pacote Office (Word, Excel e Outlook);

Boa comunicação verbal e escrita;

Facilidade para lidar com múltiplas demandas simultaneamente.

Competências Comportamentais: Organização; Atenção aos detalhes; Proatividade; Senso de responsabilidade; Cordialidade e postura profissional; Discrição e confidencialidade; Boa capacidade de relacionamento interpessoal; Agilidade e senso de prioridade; Flexibilidade para atuar em diferentes demandas da rotina administrativa.