Assistente Executiva

• Receber, registar, distribuir e arquivar correspondência física e eletrónica.
  
• Organizar e manter atualizados os arquivos físicos e digitais das empresas do Grupo.
  
• Garantir o correto registo, organização e controlo da documentação administrativa.
  
• Assegurar a atualização dos sistemas de arquivo documental e plataformas de partilha de documentos.
  
• Apoiar a gestão e controlo de contratos, licenças, seguros e outra documentação administrativa.
  
• Elaborar mapas, listagens, relatórios e documentação de suporte à atividade.
  

• Zelar pelo bom funcionamento dos escritórios e espaços de trabalho.
  
• Identificar necessidades operacionais e coordenar a respetiva resolução.
  
• Articular com fornecedores e prestadores de serviços externos.
  
• Solicitar e acompanhar orçamentos para serviços de manutenção e apoio.
  
• Garantir a adequada organização das salas de reuniões e espaços comuns.
  

• Gerir necessidades de economato e consumíveis das diferentes localizações.
  
• Coordenar serviços de apoio ao funcionamento dos escritórios.
  
• Assegurar o acompanhamento administrativo da frota automóvel do Grupo.
  
• Coordenar inspeções, revisões, manutenções, seguros e processos de aluguer de viaturas.
  
• Acompanhar necessidades de manutenção preventiva e corretiva das instalações.
  

• Prestar suporte administrativo às diferentes áreas da organização.
  
• Assegurar o expediente administrativo geral das empresas do Grupo.
  
• Apoiar a organização documental de projetos e iniciativas internas.
  
• Garantir o encaminhamento eficiente de informação e pedidos entre departamentos.
  

• Organizar viagens e deslocações nacionais e internacionais da Administração, incluindo reservas, alojamento e transportes.
  
• Assegurar a preparação da documentação necessária para deslocações e viagens.
  
• Apoiar a organização de reuniões e compromissos da Administração.
  
• Preparar documentação, apresentações e informação de suporte sempre que solicitado.
  
• Efetuar o tratamento e encaminhamento de correspondência dirigida à Administração.
  
• Apoiar na elaboração de mapas de despesas e no acompanhamento administrativo de assuntos correntes.
  

• Receber clientes, fornecedores, parceiros e visitantes.
  
• Assegurar o atendimento telefónico e o encaminhamento de chamadas.
  
• Apoiar a organização de eventos corporativos, formações e reuniões internas.
  
• Garantir o apoio logístico necessário às atividades da empresa.
  

Requisitos

• Formação profissional ou superior em Secretariado, Secretariado de Direção, Assessoria de Administração, Gestão Administrativa ou área similar (preferencial).
  
• Experiência profissional mínima de 5 a 10 anos em funções de secretariado, apoio administrativo ou assessoria administrativa.
  
• Experiência na gestão de tarefas administrativas diversificadas e contacto com múltiplos interlocutores.
  
• Bons conhecimentos de Microsoft Office, nomeadamente Outlook, Word e Excel.
  
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades.
  
• Elevado sentido de responsabilidade, rigor e confidencialidade.
  
• Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
  
• Perfil autónomo, proativo e orientado para a resolução de problemas.
  
• Capacidade para gerir vários assuntos em simultâneo e responder a contextos exigentes.
  

• Experiência profissional em assessoria de escritório (obrigatório)
  
• Experiência profissional em apoio a Diretores ou Administração (preferencial)
  
• Experiência na organização de viagens e deslocações profissionais.
  
• Conhecimentos de gestão documental.
  
• Valorizamos percursos profissionais marcados pela estabilidade, continuidade e dedicação às organizações onde desempenharam funções.
  

Vantagens

• Integração num Grupo empresarial sólido e em crescimento.
  
• Função diversificada e transversal à organização.
  
• Contacto próximo com diferentes áreas de negócio.
  
• Estabilidade profissional e oportunidade de desenvolvimento.
  
• Remuneração entre os €1500 - €1900, mediante experiência e qualificações demonstradas, acrescido de subsídio de alimentação 9€/dia e plano de saúde.
  
• Atribuição de dia de férias extra em dia de aniversário;
  
• Subsídio de transporte;