Assistente Pessoal e Executiva - Guimarães

Office Manager & Personal Assistant

Minga London · Guimarães · Presencial
A Minga London é uma marca independente de moda com uma comunidade internacional e sede em Guimarães. Procuramos uma pessoa organizada, prática e com iniciativa para apoiar o dia a dia da fundadora e assegurar o bom funcionamento do escritório.
Esta função combina apoio pessoal, organização administrativa, logística e pequenos eventos. É uma posição de confiança, com tarefas variadas, que exige atenção ao detalhe, discrição e capacidade para resolver assuntos com autonomia.

O que vais fazer
Apoio pessoal e organização do dia a dia
Tratar de encomendas, levantamentos, envios, trocas e devoluções, acompanhando os respetivos reembolsos.
Preparar e gerir a venda de artigos pessoais e da empresa em plataformas como a Vinted, com organização de fotografias, anúncios, preços previamente alinhados e expedição.
Coordenar serviços e outros assuntos práticos, como manutenção do carro, pedidos a fornecedores e recados.
Gerir compras recorrentes e necessidades pontuais da fundadora, antecipando reposições e garantindo entregas dentro dos prazos.
Marcar consultas, reservas e outros compromissos pessoais.
Organizar viagens, alojamento, transportes e itinerários.

Office management
Assegurar os abastecimentos e materiais necessários ao funcionamento do escritório.
Contactar e acompanhar fornecedores de limpeza, manutenção, equipamentos e outros serviços.
Apoiar a organização dos espaços comuns e das salas de reunião.
Receber visitantes e coordenar os preparativos necessários para reuniões.
Identificar necessidades práticas e propor soluções, acompanhando os assuntos até estarem concluídos.

Apoio administrativo e acompanhamento
Reunir e organizar faturas, comprovativos e documentação para a contabilidade.
Apoiar a gestão da agenda e a marcação de reuniões.
Acompanhar pedidos, contactos e respostas pendentes, fazendo os follow-ups necessários.
Preparar um resumo diário breve com prioridades, prazos e assuntos que precisam de decisão.
Preparar e enviar e-mails sob orientação da fundadora, incluindo a partir de indicações por áudio.
Pesquisar fornecedores, serviços e opções, apresentando propostas claras para aprovação.
Organizar documentos, apresentações e materiais gráficos simples em ferramentas como Canva e Google Workspace.
Apoiar pontualmente a coordenação de entrevistas e outros processos administrativos da equipa.

Festas e pequenos eventos
Organizar festas, jantares e iniciativas internas, bem como apoiar eventos pessoais pontuais.
Pesquisar espaços e fornecedores, pedir orçamentos e coordenar reservas, compras e materiais.
Gerir listas de convidados, confirmações e logística.
Acompanhar os preparativos e a execução, respeitando os prazos e orçamentos aprovados.

O que procuramos
Experiência em funções de personal assistant, office management, apoio administrativo, organização de eventos ou semelhantes.
Forte capacidade de organização e atenção ao detalhe.
Iniciativa para antecipar necessidades e fazer avançar tarefas sem depender de instruções constantes.
Bom critério para distinguir o que pode ser resolvido autonomamente e o que precisa de aprovação.
Comunicação clara e regular: manter as pessoas informadas, sinalizar problemas atempadamente e confirmar a conclusão dos assuntos.
À-vontade com uma função que inclui compras, recados e apoio pessoal e familiar.
Discrição no tratamento de informação pessoal e profissional.
Bons conhecimentos de ferramentas digitais, incluindo Google Workspace e Canva.
Bom domínio de português e inglês.
Carta de condução e disponibilidade para deslocações locais.
Procuramos alguém que goste de organizar, resolver e facilitar a vida de quem apoia. Uma pessoa que acompanhe os detalhes, confirme os prazos e tenha satisfação em garantir que tudo fica tratado.

Como te candidatares
Envia o teu CV para ---@--- , com o assunto “Office Manager & Personal Assistant”, e uma breve apresentação a explicar porque achas que és uma boa escolha para esta função. Conta-nos que experiências e competências tuas seriam mais úteis neste dia a dia.