Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf International (m/w/d)
Summary
Executive assistant role at a media company in Vienna supporting the management team with international projects, presentations, scheduling, and cross-country coordination with partners in other countries. Requires MS Office proficiency, strong English, and prior experience in assistant or office roles.
1. Assistenz & Organisation
- Termin- und Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, Protokollführung & Follow-ups
- Aufgaben- und Terminmanagement, Behalten von Timings & Deadlines im Blick
- Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Informationsmanagement
- Materialverwaltung und Ansprechpartner für Dienstleister
- Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Präsentationen und One-Pagern
2. Office-Management
- Posteingang/-ausgang, Ablage und laufende Büroorganisation
- Materialverwaltung, Bestellwesen und Kontaktpunkt für Dienstleister
- Unterstützung bei administrativen Abläufen im Tagesgeschäft
3. Projekt- & Prozessunterstützung (international)
- Punktuelle Mitarbeit in in den Bereichen Business Development, Sales und Events in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Teams, internationalen Tochtergesellschaften und Lizenznehmern.
- Unterstützung bei der Recherche von B2B-Kontakten und Datenmanagement
- Schnittstelle zu Kolleginnen und Partnerinnen in anderen Ländern bei abgestimmten Aufgaben
- Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und kurzen Analysen nach Bedarf
- Erfahrung in Assistenz- oder Office-Rollen
- Sehr gute Organisation & Priorisierung, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine skandinavische Sprache (Schwedisch, Norwegisch, Dänisch) oder Italienisch von Vorteil
- Kommunikationsstark, diskret und verlässlich im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Hands-on-Mentalität und Teamorientierung
- Eine Schlüsselrolle in der internationalen Weiterentwicklung eines erfolgreichen Medienunternehmens
- Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, motivierten Team
- Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
- Moderner Arbeitsplatz im Herzen Wiens (1. Bezirk)
- Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte
- Langfristige Karriereperspektiven in einem expandierenden Medienhaus