Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Dla naszego Klienta – firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, realizującej innowacyjne projekty technologiczne – poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Powiat Warszawski Zachodni

Zakres obowiązków:

• • Kompleksowa organizacja pracy Biura Zarządu oraz bieżące wsparcie administracyjne Członków Zarządu.
  • Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i koordynacja terminów.
  • Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym rezerwacji, transferów, noclegów oraz formalności wizowych.
  • Nadzór nad pracą sekretariatu i recepcji oraz zapewnienie wysokiego standardu obsługi gości i kontrahentów.
  • Koordynacja obiegu dokumentów, korespondencji, przesyłek i powierzonych spraw administracyjnych.
  • Nadzór nad organizacją przestrzeni biurowej, zaopatrzeniem oraz współpracą z dostawcami usług administracyjnych.
  • Dbanie o przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, poufności i kontroli dostępu.
  • Koordynowanie zadań administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu.
  • Gotowość do pracy stacjonarnej z siedziby firmy.

Wymagania:

• • Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Asystenckim w Biurze Zarządu.
  • Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.
  • Samodzielność, odpowiedzialność, asertywność i umiejętność podejmowania decyzji.
  • Wysoka dokładność, spostrzegawczość oraz umiejętność przewidywania potencjalnych problemów.
  • Umiejętność skutecznego działania pod presją czasu i reagowania na zmieniające się priorytety.
  • Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i reprezentacyjne.
  • Dyskrecja oraz świadomość znaczenia bezpieczeństwa i poufności informacji.
  • Znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji i korespondencji.
  • Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.
  • Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację biznesową.

Mile widziane:

• • Doświadczenie w organizacji zagranicznych podróży służbowych oraz znajomość procedur wizowych i paszportowych.
  • Doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych lub przedstawicieli instytucji publicznych.
  • Zarządzanie kilkuosobowym zespołem.

Co oferujemy:

• • Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w organizacji realizującej innowacyjne projekty o międzynarodowym zasięgu.
  • Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko w bezpośrednim otoczeniu Zarządu.
  • Elastyczny czas rozpoczęcia pracy.
  • Spotkania integracyjne.
  • Atrakcyjne wynagrodzenie oraz szeroki pakiet benefitów (m.in. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, szkolenia, kursy językowe).
  • Dodatkowe świadczenia socjalne, w tym dofinansowanie wypoczynku, wakacji dzieci oraz biletów do kina i teatru.
  • Przyjazną atmosferę oraz możliwość długofalowego rozwoju zawodowego.