Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Dla naszego Klienta – firmy o ugruntowanej pozycji na rynku, realizującej innowacyjne projekty technologiczne – poszukujemy osoby na stanowisko:

Asystent/Asystentka Biura Zarządu

Powiat Warszawski Zachodni

Zakres obowiązków:

• Kompleksowa organizacja pracy Biura Zarządu oraz bieżące wsparcie administracyjne Członków Zarządu.

• Zarządzanie kalendarzami, organizacja spotkań i koordynacja terminów.

• Organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym rezerwacji, transferów, noclegów oraz formalności wizowych.

• Nadzór nad pracą sekretariatu i recepcji oraz zapewnienie wysokiego standardu obsługi gości i kontrahentów.

• Koordynacja obiegu dokumentów, korespondencji, przesyłek i powierzonych spraw administracyjnych.

• Nadzór nad organizacją przestrzeni biurowej, zaopatrzeniem oraz współpracą z dostawcami usług administracyjnych.

• Dbanie o przestrzeganie procedur bezpieczeństwa, poufności i kontroli dostępu.

• Koordynowanie zadań administracyjnych oraz dbanie o sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu.

• Gotowość do pracy stacjonarnej z siedziby firmy.

Wymagania:

• Kilkuletnie doświadczenie na stanowisku Asystenckim w Biurze Zarządu.

• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne, umiejętność ustalania priorytetów i koordynowania wielu zadań jednocześnie.

• Samodzielność, odpowiedzialność, asertywność i umiejętność podejmowania decyzji.

• Wysoka dokładność, spostrzegawczość oraz umiejętność przewidywania potencjalnych problemów.

• Umiejętność skutecznego działania pod presją czasu i reagowania na zmieniające się priorytety.

• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i reprezentacyjne.

• Dyskrecja oraz świadomość znaczenia bezpieczeństwa i poufności informacji.

• Znajomość zasad obiegu dokumentów, archiwizacji i korespondencji.

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office.

• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację biznesową.

Mile widziane:

• Doświadczenie w organizacji zagranicznych podróży służbowych oraz znajomość procedur wizowych i paszportowych.

• Doświadczenie w obsłudze delegacji zagranicznych lub przedstawicieli instytucji publicznych.

• Zarządzanie kilkuosobowym zespołem.

Co oferujemy:

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, w organizacji realizującej innowacyjne projekty o międzynarodowym zasięgu.

• Samodzielne i odpowiedzialne stanowisko w bezpośrednim otoczeniu Zarządu.

• Elastyczny czas rozpoczęcia pracy.

• Spotkania integracyjne.

• Atrakcyjne wynagrodzenie oraz szeroki pakiet benefitów (. prywatna opieka medyczna, karta sportowa, szkolenia, kursy językowe).

• Dodatkowe świadczenia socjalne, w tym dofinansowanie wypoczynku, wakacji dzieci oraz biletów do kina i teatru.

• Przyjazną atmosferę oraz możliwość długofalowego rozwoju zawodowego.