Asystent(ka) biura

Lubisz, kiedy wszystko jest dopięte na ostatni guzik? Potrafisz jednocześnie zadbać o sprawne funkcjonowanie biura, profesjonalnie przyjąć gości i skutecznie koordynować wiele spraw administracyjnych? Jeśli dobrze odnajdujesz się w roli osoby, która organizuje, wspiera i dba o każdy detal - ta oferta może być właśnie dla Ciebie.

Szukamy doświadczonej osoby, która przejmie odpowiedzialność za codzienne funkcjonowanie biura i będzie ważnym wsparciem dla całej organizacji.

Lokalizacja: Wrocław, praca stacjonarna (ul. Grodzka 9)

Zakres Twoich zadań:

• Organizacja i kompleksowe zarządzanie recepcją oraz administracją biura, w tym profesjonalna obsługa gości zgodnie ze standardami firmy.
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura poprzez koordynację bieżących spraw administracyjnych i organizacyjnych.
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz prowadzenie dokumentacji administracyjnej.
• Dekretacja dokumentów handlowych oraz koordynacja terminowego obiegu dokumentów, w tym nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu akceptacji zgodnie z obowiązującymi procedurami.
• Kontakt i współpraca z urzędami, instytucjami oraz dostawcami usług w zakresie spraw administracyjnych i formalnych związanych z funkcjonowaniem firmy.
• Zarządzanie zaopatrzeniem biura, w tym monitorowanie stanów magazynowych materiałów biurowych, środków higienicznych, chemii gospodarczej, artykułów spożywczych oraz pozostałego wyposażenia, a także realizacja zamówień i zakupów.
• Nadzór nad utrzymaniem biura, obejmujący dbałość o estetykę i funkcjonalność przestrzeni biurowej oraz koordynację serwisu urządzeń i wyposażenia.
• Współpraca z zarządcą budynku, serwisem technicznym oraz innymi dostawcami usług zapewniającymi prawidłowe funkcjonowanie biura.
• Dbanie o pozytywny wizerunek firmy poprzez utrzymanie wysokiego standardu recepcji, sal konferencyjnych oraz przestrzeni wspólnych.
• Przygotowywanie bieżących raportów i zestawień oraz raportowanie realizowanych działań do przełożonego.

Nasze oczekiwania:

• Minimum 10 lat doświadczenia na stanowisku Asystenta/-ki Biura, Recepcjonisty/-ki, Office Assistant lub w podobnej roli,
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu recepcji i administracji biura,
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów, asertywność
• Wysoka kultura osobista i profesjonalizm w kontakcie z gośćmi, klientami oraz pracownikami,
• Umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej i pracy z dokumentacją,
• Praktyczna znajomość pakietu Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Teams),
• Znajomość języka angielskiego B1/B2