Asystentka/Asystent Biura/ Office Assistant

O Scanway
Scanway to polski lider w dziedzinie technologii obserwacji optycznej Ziemi z kosmosu i jeden z czołowych przedstawicieli sektora New Space w Europie. Od ponad 10 lat rozwijamy zaawansowane instrumenty optyczne dla misji satelitarnych (m.in. STAR VIBE – najdłużej działający polski satelita obserwacyjny) oraz systemy wizyjne dla automatyki przemysłowej. Nasz zespół to ponad 100 doświadczonych inżynierów, projektantów, optyków i specjalistów, pracujących w nowoczesnym laboratorium i pomieszczeniach czystych (cleanroom) we Wrocławiu.
W związku z dynamicznym rozwojem firmy poszukujemy Asystentki/Asystenta Biura, która/który zajmie się bieżącą obsługą sekretariatu i administracją biura we Wrocławiu oraz wesprze zarząd i kadrę menedżerską w codziennych obowiązkach organizacyjnych. To rola dla osoby zorganizowanej, komunikatywnej i lubiącej pracę z ludźmi, która chce dołączyć do zespołu tworzącego polską technologię kosmiczną.
Twój zakres obowiązków

• Obsługa recepcji i bieżąca administracja biurem – przyjmowanie gości, obsługa połączeń telefonicznych oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
• Prowadzenie kalendarza spotkań zarządu i kadry menedżerskiej, umawianie spotkań oraz przypominanie o terminach.
• Organizacja podróży służbowych – rezerwacje hoteli, biletów i transportu.
• Przygotowywanie dokumentów, raportów, prezentacji i zestawień na potrzeby zarządu i zespołów.
• Dbanie o zaopatrzenie biura (materiały biurowe, spożywcze, higieniczne) oraz kontakt z dostawcami i firmami zewnętrznymi (sprzątającymi, kurierskimi, serwisowymi).
• Wsparcie w organizacji spotkań wewnętrznych, wydarzeń firmowych oraz integracji zespołowych.
• Współpraca z działem HR i księgowością w zakresie obiegu dokumentów.
• Archiwizacja i porządkowanie dokumentacji biurowej.
• Wsparcie administracyjne innych działów firmy w bieżących sprawach organizacyjnych.
• Obsługa firmowych skrzynek e-mail oraz telefonu służbowego.
• Dbanie o ład, porządek i reprezentacyjny wygląd biura oraz części kuchennej.
• Pielęgnacja i konserwacja sprzętu biurowego i kuchennego.
• Zarządzanie flotą samochodową firmy.

Nasze wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie (multitasking).
• Biegła obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Komunikatywność, wysoka kultura osobista i umiejętność budowania dobrych relacji.
• Samodzielność, dokładność oraz odpowiedzialność za powierzone zadania.
• Znajomość języka angielskiego umożliwiająca podstawową komunikację (kontakt z zagranicznymi partnerami i gośćmi).
• Dyspozycyjność i gotowość do pracy stacjonarnej w biurze we Wrocławiu.
• Mile widziane min. roczne doświadczenie na podobnym stanowisku (asystentka/sekretarka/recepcja) – nie jest to jednak warunek konieczny.

Dodatkowym atutem będzie

• Prawo jazdy kat. B.
• Doświadczenie w bezpośredniej obsłudze zarządu lub kadry menedżerskiej.
• Podstawowa znajomość zagadnień związanych z obiegiem dokumentów i administracją biura.
• Znajomość dodatkowych języków obcych.
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych (drukarki, centralki telefoniczne).

To oferujemy

• Stabilne zatrudnienie w dynamicznie rozwijającej się firmie sektora kosmicznego (New Space).
• Pracę w nowoczesnym biurze we Wrocławiu, w zespole ponad 100 doświadczonych specjalistów.
• Wdrożenie i wsparcie od pierwszych dni pracy.
• Prywatną opiekę medyczną.
• Kartę sportową / dofinansowanie do zajęć sportowych.
• Ubezpieczenie na życie.
• Dofinansowanie do nauki języka angielskiego.
• Dofinansowanie do wypoczynku ("wczasy pod gruszą").
• Swobodną atmosferę pracy, brak dress code'u oraz regularne spotkania integracyjne zespołu.