Auxiliar Administrativo Comercial

Apoio à Diretoria Executiva

Área: Administrativo / Comercial

Procuramos alguém que tenha facilidade para organizar informações, acompanhar atividades, gerenciar compromissos e garantir que as demandas e os prazos sejam cumpridos.

Essa pessoa será um importante ponto de apoio para a Diretoria Executiva, contribuindo para a organização da rotina, o acompanhamento de pendências e a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.

Principais responsabilidades

Gestão de agenda e compromissos

Organizar e administrar a agenda da Diretoria Executiva.

Realizar agendamentos, confirmações e remarcações de reuniões.

Organizar compromissos internos e externos, considerando prioridades e disponibilidade.

Preparar lembretes de reuniões, compromissos e entregas importantes.

Apoiar a organização de viagens corporativas, visitas a clientes e participação em eventos.

2. Controle de atividades e acompanhamento de pendências

Registrar e organizar as atividades e demandas da Diretoria Executiva.

Elaborar listas de tarefas, estabelecendo prioridades e prazos.

Acompanhar o andamento das atividades e sinalizar pendências.

Realizar follow-ups com colaboradores e áreas responsáveis por entregas solicitadas pela Diretoria.

Cobrar gentilmente retornos, atualizações e cumprimento de prazos.

Preparar resumos periódicos das atividades concluídas, pendentes e prioritárias.

Antecipar compromissos e necessidades, contribuindo para uma rotina mais produtiva.

3. Apoio administrativo e comercial

Auxiliar na organização e no acompanhamento das demandas dos departamentos comerciais.

Apoiar a elaboração e atualização de planilhas, controles e relatórios gerenciais.

Acompanhar solicitações comerciais e administrativas direcionadas pela Diretoria.

Apoiar a consolidação de indicadores, resultados e informações comerciais.

Organizar documentos, apresentações e materiais de apoio para reuniões.

Auxiliar na atualização e organização de informações no CRM Zoho.

Acompanhar prazos e solicitações envolvendo clientes, parceiros e fornecedores.

4. Comunicação e acompanhamento entre áreas

Atuar como ponto de apoio na comunicação entre a Diretoria e os diferentes departamentos da empresa.

Encaminhar demandas e acompanhar os respectivos responsáveis.

Solicitar atualizações sobre atividades e projetos em andamento.

Apoiar a organização de reuniões de acompanhamento com coordenadores, gestores e equipes.

Elaborar atas de reuniões, registrando decisões, responsáveis e próximos passos.

Garantir que informações importantes sejam organizadas e facilmente acessíveis.

5. Organização de reuniões, eventos e viagens

Apoiar o planejamento e a organização de reuniões executivas.

Preparar pautas, documentos e materiais necessários.

Acompanhar encaminhamentos definidos nas reuniões.

Apoiar a organização logística de viagens, hospedagens e deslocamentos.

Auxiliar na organização administrativa de eventos corporativos, visitas comerciais e encontros com parceiros.Requisitos

Ensino superior cursando ou completo em Administração, Gestão Comercial, Secretariado Executivo, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.

Experiência anterior em atividades administrativas, comerciais ou de assistência executiva.

Excelente comunicação verbal e escrita.

Domínio do Pacote Office, especialmente Excel, Word e PowerPoint.

Facilidade com ferramentas de agenda, e-mail e videoconferência.

Habilidade para organizar múltiplas demandas simultaneamente.

Capacidade de acompanhar prazos e realizar cobranças profissionais.

Boa capacidade de elaboração de relatórios, controles e registros de reuniões.

Facilidade para trabalhar com ferramentas e sistemas digitais.

Experiência anterior como Assistente Executivo(a), Secretário(a) Executivo(a) ou Assistente de Diretoria.

Conhecimento em CRM ou ferramentas similares.

Familiaridade com ferramentas de gestão de tarefas e projetos.

Experiência em empresas de tecnologia ou no segmento B2B.

Conhecimento intermediário ou avançado em Excel.

Inglês intermediário para leitura e comunicação escrita.

Experiência com organização de agendas executivas, reuniões e viagens corporativas.

Tipo de contrato

CLT (Efetivo)

Horário de trabalho

Segunda a sexta-feira, das 09h às 18h

Benefícios

• Seguro saúde
• Tíquete refeição